Một số lưu ý khi nhận thông báo kiểm tra/ thanh tra thuế

Để chuẩn bị cho quá trình thanh tra/ kiểm tra, người nộp thuế cần rà soát lại hiện trạng các sổ sách chứng từ liên quan, bổ sung chuẩn bị các thông tin cần thiết phục vụ quá trình thanh tra/kiểm tra.

A. Khuyến nghị chung đối với doanh nghiệp trước khi thanh tra/ kiểm tra thuế:

Rà soát và điều chỉnh: Rà soát toàn diện các rủi ro về thuế, cân nhắc bổ sung các tờ khai và thực hiện điều chỉnh (nếu cần thiết);

Trao đổi: Chủ động trao đổi với cơ quan thuế về nội dung, thời gian thanh tra/kiểm tra cũng như danh sách các tài liệu cần cung cấp;

Chuẩn bị: Chuẩn bị các tài liệu cần cung cấp và đề nghị cơ quan thuế gia hạn thời gian chuẩn bị (nếu cần);

Thảo luận: Thảo luận với các bộ phận liên quan, phân công các thành viên chịu trách nhiệm;

Hỗ trợ: Cân nhắc hỗ trợ từ các Công ty tư vấn để có kết quả tư vấn/ rà soát toàn diện các rủi ro về thuế.

B. Một số tài liệu thông thường cần chuẩn bị trong quá trình thanh tra/ kiểm tra được liệt kê dưới để doanh nghiệp tiện rà soát.

1. Chuẩn bị sổ sách kế toán

• Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng:
  i. Hóa đơn mua vào được xếp chung phiếu chi/giấy báo ngân hàng, phiếu nhập kho, đề nghị thanh toán, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
  ii. Hóa đơn bán ra được xếp chung với phiếu thu/giấy báo ngân hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Báo cáo tài chính hàng tháng/hàng quý/ hàng năm.
• In sổ sách kế toán hàng năm theo quy định, ví dụ sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ quỹ, v.v.

2. Sắp xếp và chuẩn bị báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp:
  i. Doanh thu tính thuế;
  ii. Chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
• Báo cáo thường kỳ: Tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng/hàng quý, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, v.v.

3. Tập hợp đầy đủ và sắp xếp hợp đồng kinh tế theo từng trường hợp mua vào và bán ra; hợp đồng lao động và thang bảng lương cũng như các quyết định bổ nhiệm và điều chỉnh lương.

4.  Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp: Hồ sơ phải là bản gốc hoặc bản photo công chứng

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Các văn bản quyết định miễn, giảm thuế (nếu có).
• Các văn bản liên quan khác (nếu có).

II. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp khi nhận được thông báo kiểm tra/ thanh tra thuế

Ngoài những giấy yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế, Doanh nghiệp có một số quyền và nghĩa vụ được liệt kê dưới dây:

• Từ chối việc kiểm tra/thanh tra khi không có quyết định kiểm tra/thanh tra thuế;
• Từ chối cung cấp thông tin, tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra/thanh tra thuế; thông tin, tài liệu thuộc bí mật nhà nước, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
• Có thể đề nghị lùi lại thời gian tiến hành thanh tra/ kiểm tra thuế khi nhận được quyết định thanh tra/ kiểm tra với lý do chính đáng và thuyết phục nếu có trở ngại nào đó;
• Công bố quyết định kiểm tra: Cho đến trước khi quyết định kiểm tra được công bố, doanh nghiệp vẫn có quyền xem xét lại việc kê khai của mình. Doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh các khoản thuế chưa được kê khai hoặc kê khai chưa đủ để tránh khoản phạt mà chắc chắn doanh nghiệp không mong muốn.
• Tiếp nhận biên bản thanh tra/ kiểm tra:
  i. Doanh nghiệp cần kiểm tra để đảm bảo biên bản có chữ ký của Trưởng đoàn thanh tra/ kiểm tra;
  ii. Doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ ý kiến của mình trước khi ký vào biên bản.
• Nộp đơn khiếu nại khi không đồng ý kết luận thanh tra/ kiểm tra: Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ, bao gồm những thành phần sau:
  i. Đơn khiếu nại.
  ii. Các tài liệu kèm theo (Các văn bản, quyết định hành chính của cơ quan thuế có liên quan).
• Doanh nghiệp có thể nộp đơn khiếu nại trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi đơn qua đường bưu chính.
• Nếu doanh nghiệp không đồng ý quyết định giải quyết khiếu nại:
  i. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại mà khiếu nại lần đầu không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu mà doanh nghiệp không đồng ý thì có quyền khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai; đối với vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày.
  ii. Trường hợp khiếu nại lần hai thì doanh nghiệp phải gửi đơn kèm theo quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu, các tài liệu có liên quan cho người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.
  iii. Hết thời hạn giải quyết khiếu nại mà khiếu nại lần đầu không được giải quyết hoặc doanh nghiệp không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.