Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương theo nhiều cách:
Chuyển sang hệ thống trả lương tự động
Quy trình tính lương theo cách thủ công là một sự tiêu hao thời gian và công sức đối với bộ phận nhân sự. Các phiếu lương được in ra vốn rất dễ bị mất và dường như không phải là một giải pháp thân thiện với môi trường tại nơi làm việc, thêm vào đó là nguy cơ sai sót cao do các mục nhập và tính toán sai.
Đó là lý do tại sao phần mềm tính lương sẽ tăng cường hiệu quả quản lý tiền lương. Hệ thống tự động mang đến mức độ bảo mật và độ chính xác cao hơn trong tất cả các tính toán, từ tiền lương, tiền thưởng, thanh toán ngoài giờ cho đến thuế. Ngoài ra, bạn sẽ dành ít thời gian hơn trong các báo cáo tiền lương, sau đó sử dụng thời gian quý giá này cho các hoạt động có giá trị hơn đối với việc kinh doanh. Nhân viên của bạn cũng có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương trực tuyến, thế nên tự động hóa quá trình quản lý lương thật sự mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Hợp nhất thời gian thanh toán lương
Một số doanh nghiệp duy trì nhiều loại hợp đồng lao động khác nhau, từ nhân viên cố định, tạm thời, nhân viên thời vụ hoặc nhân viên làm việc theo ca, cho đến các dịch vụ tự do và nhân viên làm việc theo hợp đồng. Các công ty này cũng thường tách biệt lịch trình trả lương cho từng nhóm nhân sự. Lịch thanh toán hàng tháng, hàng tuần hoặc mỗi hai tuần có thể có ý nghĩa ở các khía cạnh khác, nhưng khi nói đến quản lý tiền lương, các quy trình này sẽ dễ dẫn đến lỗi trùng lặp.
Để giảm thiểu rủi ro và xử lý bảng lương đúng cách, bạn nên trả cho tất cả nhân viên của mình theo cùng một lịch trình thanh toán. Tương tự như vậy, vì bảng lương không chỉ là tính toán và trả lương, các nhân viên phụ trách của bạn cũng cần phải làm việc với các nhiệm vụ khác, chẳng hạn như báo cáo thuế hoặc đảm báo các quy chế. Vì vậy, hãy để họ dành tất cả sự tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng trong một thời điểm nhất định.
Tạo chính sách trả lương minh bạch
Các vấn đề thường gặp trong việc quản lý lương - chẳng hạn như sự phân loại sai nhân viên, thanh toán thừa hoặc thiếu khoản thuế - sẽ được giảm thiểu đáng kể nếu bạn có chính sách trả lương chính xác và minh bạch. Yếu tố quan trọng cần nắm là cung cấp cho nhân viên của bạn các nguyên tắc thiết yếu liên quan đến việc chấm công, từ chức, hoàn trả chi phí, phân loại nhân viên, xác định mức lương/ mức thưởng và hệ thống lương của công ty để giải quyết các vấn đề về tiền lương. Hãy đưa ra chính sách dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên, kể cả nhân viên hiện tại và tương lai. Ngoài ra, đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết họ nên tìm đến ai khi có vấn đề phát sinh.
Khuyến khích góp ý từ nhân viên để cải thiện quản lý tiền lương
Một cách khác để tối ưu hóa quản lý tiền lương của bạn là yêu cầu phản hồi và đề xuất từ phía nhân viên. Góp ý của họ sẽ giúp bạn phát hiện ra những khía cạnh chưa rõ ràng trong quy trình trả lương vốn cần nhiều chú ý hơn. Bạn có thể thực hiện định kỳ cho tất cả các cấp để thu thập phản hồi của họ hoặc đưa nó vào khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên để hiểu rõ hơn về sự hài lòng của nhân viên trong công việc. Bằng cách này, bạn có thể phát hiện và sửa đổi kịp thời tất cả các vấn đề tại nơi làm việc của bạn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.