Doanh nghiệp có được thuê ngoài dịch vụ kiểm toán nội bộ không?
Căn cứ vào khoản 3, điều 10, Nghị định 05/2019/NĐ-CP:
“3. Các doanh nghiệp quy định tại Điều này có thể đi thuê tổ chức kiểm toán độc lập đủ điều kiện hoạt động kiểm toán theo quy định của pháp luật để cung cấp dịch vụ kiểm toán nội bộ. Trường hợp doanh nghiệp đi thuê tổ chức kiểm toán độc lập để cung cấp dịch vụ kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán nội bộ và các yêu cầu nhằm đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán nội bộ quy định tại Điều 5, Điều 6 Nghị định này.”
Những lợi thế và hạn chế của việc thuê ngoài dịch vụ Kiểm toán Nội bộ là gì?
Tùy vào tình hình cụ thể mà các doanh nghiệp nên cân nhắc những lợi thế sau của việc thuê ngoài nếu thị trường bên ngoài có thể đáp ứng được:
- Có thể giúp đáp ứng được yêu cầu về thời hạn xử lý công việc: Nếu cần phải đáp ứng yêu cầu về thời hạn thì giải pháp thuê ngoài sẽ khả thi hơn rất nhiều. Các công ty kiểm toán độc lập sẽ luôn có đủ nguồn lực để thực hiện công việc khi được yêu cầu, còn nếu để doanh nghiệp tự xây dựng và thực hiện thì sẽ mất nhiều thời gian vì công việc này đòi hỏi chuyên môn cao, tuyển người, đào tạo, xây dựng quy trình / chính sách/ phương pháp làm việc/ công cụ,… những việc này cần thời gian đủ dài thì mới có được.
- Có thể giúp tiết kiệm được công sức và thời gian cho ban lãnh đạo doanh nghiệp: Việc tự xây dựng và vận hành bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ làm tốn nhiều công sức và thời gian của ban lãnh đạo doanh nghiệp hơn là đi thuê bên ngoài. Lý do là vì công việc kiểm toán nội bộ mang tính chuyên ngành và chuyên sâu cao, đòi hỏi liên tục phải cập nhật, có nhiều khác biệt với lĩnh vực kinh doanh. Càng thêm nhiều nhân viên thì doanh nghiệp sẽ càng tốn nhiều công sức và thời gian hơn cho vấn đề tuyển dụng, quản lý, đào tạo, phát triển nhân sự, sa thải, tuyển mới... Thời gian và công sức của ban lãnh đạo nên được tập trung hơn vào chiến lược kinh doanh thì sẽ đem lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp. Ban lãnh đạo doanh nghiệp chỉ cần nắm được những vấn đề chính của Kiểm toán nội bộ để giúp điều phối và kiểm soát ở mức tổng thể, còn các công việc chuyên môn và chi tiết có thể thuê ngoài.
- Có thể giúp tiết kiệm chi phí hơn cho doanh nghiệp: Chi phí cho mỗi lần thuê ngoài có thể là nhiều nhưng nếu so với tổng các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để duy trì cả bộ phận kiểm toán nội bộ trong cả một kỳ tài chính thì thường là sẽ nhỏ hơn (Vd: lương thưởng, bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập, chi phí đào tạo, chi phí quản lý tăng thêm do có thêm bộ phận, chi phí công đoàn, thuê văn phòng, thiết bị làm việc, công tác phí, trợ cấp,…). Chi phí sẽ còn tăng nhiều hơn nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị trải dài trong cả nước, hay ở nước ngoài. Việc thuê ngoài sẽ giúp giảm bớt gánh nặng chi phí thường xuyên cho doanh nghiệp.
- Có thể giúp bảo đảm chất lượng công việc hơn: Các công ty kiểm toán sẽ thường là sẽ có nhân sự có trình độ chuyên môn tốt hơn và đồng đều hơn vì họ liên tục được đào tạo chuyên sâu và va chạm thực tế nhiều hơn.Việc đào tạo nhân viên luôn là vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra, các kiểm toán viên bên ngoài sẽ thường có nhiều ý tưởng mới hơn vì họ có cơ hội học hỏi từ nhiều khách hàng khác nhau, nhiều ngành nghề khác nhau, thường xuyên cập nhật thông tin pháp luật và kiến thức mới hơn. Những ý kiến mới của họ sẽ có thể giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều cải tiến để tối ưu quy trình và gia tăng hiệu suất, do đó sẽ tăng trưởng lợi nhuận nhiều hơn.
- Có thể giúp nâng cao hơn tính độc lập khách quan: Mặc dù bộ phận kiểm toán nội bộ phải duy trì tính độc lập và khách quan với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, nhưng trên thực tế do thường xuyên gặp nhau trong nội bộ doanh nghiệp nên có thể phát sinh những mối nguy cơ làm ảnh hưởng đến tính độc lập và khách quan đó, ví dụ như nể nang, thân quen,… dẫn đến báo cáo kiểm toán nội bộ sẽ có thể không còn trung thực so với thực tế. Vì vậy, việc thuê ngoài sẽ giảm bớt được các nguy cơ này, đây là một trong những yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ thuê ngoài. Ngoài ra, khi tính độc lập và khách quan được bảo đảm tối đa (và về hình thức và bản chất) thì các bộ phận cũng sẽ có thêm sức ép và động lực để thực hiện công việc của mình theo cách tốt nhất của họ để không bị đánh giá kém vì có nhiều sai sót hay sai số.
- Có thể tận dụng được thương hiệu uy tín của nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán nội bộ: Thương hiệu uy tín của nhà cung cấp dịch vụ cũng sẽ góp phần làm tăng sự tin tưởng của các đối tác đối với doanh nghiệp về hiệu quả hoạt động và quản trị rủi ro. Do đó mà doanh nghiệp sẽ có thể gặp nhiều thuận lợi và ưu đãi hơn khi thực hiện các giao dịch với các bên liên quan.
Ngược lại, việc thuê ngoài sẽ có một số hạn chế sau, cần có giải pháp tương ứng:
- Sẽ có những vấn đề chuyên môn mà kiểm toán viên thuê ngoài không thể hiểu rõ được như là người trong nội bộ: Điều này là tất yếu vì vậy nếu sử dụng phương án thuê ngoài thì doanh nghiêp luôn cần có người điều phối phù hợp, có trách nhiệm phối hợp và trao đổi với bên thuê ngoài đầy đủ về những vấn đề nội bộ có liên quan để giúp họ thực hiện công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất và quy mô mà doanh nghiệp cân nhắc thuê ngoài một phần công việc hay thuê ngoài toàn bộ công việc kiểm toán nội bộ. Những việc gì mà bên thuê ngoài khó có thể làm được thì doanh nghiệp nên tự làm.
- Không yên tâm về chất lượng công việc và bảo mật thông tin: Đây là vấn đề luôn được đặt ra khi thuê ngoài dịch vụ nào đó. Để giúp giảm thiểu rủi ro này doanh nghiệp cần đầu tư công sức vào công tác tuyển chọn nhà cung cấp dịch vụ ngay từ đầu. Các nhà cung cấp dịch vụ cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về uy tín, chuyên môn và nguồn lực, và doanh nghiệp nên đưa vào danh sách khoảng 2-3 nhà cung cấp đạt yêu cầu để có thể thay đổi hoặc bổ sung khi cần thiết.
- Chi phí sẽ vượt ngân sách: Doanh nghiệp nên trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ để họ tư vấn xem nên ưu tiên thực hiện những phạm vi công việc như thế nào là tốt nhất trong phạm vi ngân sách cho phép, ví dụ: thuê thực hiện một phần hay thuê thực hiện toàn bộ công việc kiểm toán nội bộ,…. Ngoài ra, có thể đàm phán thêm để được giảm phí để duy trì quan hệ lâu dài.
- Không có người báo cáo thường xuyên và chi tiết kết quả kiểm toán: Trong mọi trường hợp thuê ngoài thì doanh nghiệp cần luôn có người phụ trách tổng thể công tác kiểm toán nội bộ để luôn nắm bắt được tình hình kết quả kiểm toán kịp thời và đầy đủ, cũng như liên lạc hiệu quả với bên cung cấp dịch vụ khi cần thiết. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu bên cung cấp dịch vụ tham gia những buổi giải trình kết quả kiểm toán nội bộ khi được yêu cầu.
