Các yếu tố để giúp bộ phận Kiểm toán Nội bộ vận hành tốt?
Dưới đây là những yếu tố mà nếu là tốt thì sẽ góp phần cải thiện được hiệu lực và hiệu quả của bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp:
- Sự ủng hộ và hỗ trợ quyết liệt và thiết thực từ cấp lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp: Bên cạnh việc phê duyệt các tài liệu quan trọng như quy chế, quy trình, … cấp lãnh đạo cao nhất phải bảo đảm các tài liệu này phải thực sự có hiệu lực trên thực tế bằng những thái độ và hành động phù hợp để bảo đảm kiểm toán nội bộ có thể thực hiện đầy đủ các quyền hạn và chức năng của mình. Những trao đổi và đề xuất của bộ phận kiểm toán nội bộ cần được cấp lãnh đạo cao nhất quan tâm và ủng hộ, thay vì bỏ qua hoặc trì hoãn. Có thể nói, hoạt động kiểm toán nội bộ sẽ chỉ là hình thức nếu không có được sự ủng hộ từ cấp cao nhất.
- Quy chế, quy trình, mẫu biểu, phương pháp kiểm toán nội bộ cần phải được văn bản hóa chính thức và liên tục được cập nhật và điều chỉnh, thay vì chỉ qua truyền đạt miệng hoặc email: Việc văn bản hóa này giúp cho tất cả mọi thành viên của bộ phận (gồm cấp trên và thành viên) cùng điều chỉnh tư duy và hành động của mình theo cùng một hướng nhất quán, thay vì lúc một kiểu hoặc mỗi người một hướng.
-
Mục đích, quyền hạn, chức năng, pham vi của kiểm toán nội bộ được trình bày trong quy chế phải phù hợp với các chuẩn mực và thông lệ của Việt Nam và quốc tế. Các chuẩn mực và thông lệ được chấp nhận rộng rãi là những nội dung được nghiên cứu và trải nghiệm từ rất nhiều chuyên gia để giúp kiểm toán nội bộ phát huy đúng và tốt nhất các vai trò vốn có của nó, và tránh những mâu thuẫn xẩy ra liên quan đến tính độc lập và khách quan. Các doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp với những đặc điểm riêng của mình nhưng cần bảo đảm không có những khác biệt trọng yếu.
-
Công tác đào tạo và tuyên truyền nội bộ về mục đích và ý nghĩa của hoạt động kiểm toán nội bộ cần được quan tâm và thực hiện thường xuyên: Việc này sẽ giúp xóa bỏ những thành kiến của nhân sự của các bộ phận về kiểm toán nội bộ, do đó làm tăng tính hợp tác và phối hợp của các bộ phận.
-
Có nguồn lực nhân sự đủ tốt về chuyên môn và phẩm chất đạo đức: Hoạt động kiểm toán nội bộ rất cần nhân sự hội tụ đầy đủ các phẩm chất trên để có thể giúp đưa ra những ý kiến chất lượng, độc lập và khách quan nhất cho các cấp lãnh đạo cấp cao. Vì vậy, công tác tuyển dụng và đào tạo cần được đầu tư đúng mức. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tìm kiếm giải pháp thuê ngoài để bù đắp những thiếu hụt nhân sự trong khi vẫn bảo đảm về ngân sách hoạt động.
-
Công tác tự đánh giá chất lượng kiểm toán được thực hiện thường xuyên: Đây là yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán nội bộ để giúp doanh nghiệp luôn duy trì chất lượng kiểm toán đạt yêu cầu. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện công tác này hoặc thuê công ty kiểm toán độc lập thực hiện.
- Môi trường kiểm soát tốt được thiết lập và duy trì: Với môi trường kiểm soát tốt, vai trò của kiểm toán nội bộ sẽ được phát huy tối đa, vì khi đó mọi người trong doanh nghiệp đều có ý thức tốt về kiểm soát và rủi ro nên việc phối hợp với kiểm toán nội bộ sẽ đạt hiệu quả rất cao.
Làm gì khi các bộ phận trong doanh nghiệp không hợp tác tốt với bộ phận kiểm toán nội bộ?
- Kiểm toán viên cần tìm hiểu rõ nguồn gốc, nguyên nhân, và bản chất của vấn đề để xác định giải pháp phù hợp trong ngắn hạn và dài hạn trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Nếu những vấn đề cần phải có sự ủng hộ và phê duyệt của cấp lãnh đạo cao nhất thì cần sớm trao đổi và đề xuất giải pháp.
-
Những giải pháp ngắn hạn là thường là những giải pháp mang tính can thiệp trực tiếp của các cấp có thẩm quyền, những giải pháp dài hạn là những giải pháp nhằm giúp nâng cao nhận thức và thái độ của mọi người về kiểm toán nội bộ. Ví dụ: tăng cường tuyên truyền, đạo tạo, củng cố môi trường kiểm soát, điều chỉnh quy chế/quy trình/phương pháp.
- Sử dụng dịch vụ thuê ngoài cũng có thể là giải pháp thay thế hiệu quả trong một số trường hợp.