Khi nhận thấy các dấu hiệu tiềm ẩn gian lận trong hoạt động của công ty, các kế toán viên có thể tham khảo năm bước dưới đây để có những hành xử phù hợp nhất trong môi trường làm việc:
1/ Kiểm chứng rõ ràng các vấn đề gian lận và xác định rõ ràng mức độ
Khi nhận thấy các dấu hiệu gian lận, bạn nên chắc chắn về điều đó chứ không phải chỉ đơn giản là thông qua sự phỏng đoán và nghi ngờ. Vì vậy, khi đối mặt với vấn đề này, bạn cần thật sự bình tĩnh để xem xét và cân nhắc kỹ mọi khả năng có thể xảy ra. Bạn cũng nên tìm hiểu nguyên nhân vì điều này sẽ giúp bạn nắm được vấn đề bao quát hơn.
Ngoài ra, bạn hãy xem xét tới khái niệm gian lận, phân biệt khái niệm này với “dùng thủ thuật”. Bởi vì trong thực tế có khá nhiều dạng việc làm đòi hỏi chúng ta phải có những thủ thuật nhất định để thực hiện công việc được êm xuôi và dễ dàng. Vậy nên khi xem xét vấn đề, chúng ta không nên có cái nhìn quá cứng nhắc, thay vào đó bạn cần phải biết cách ứng xử làm sao để linh hoạt nhất, và hiểu được bản chất của vấn đề, của những hành vi trong cách thực hiện của người khác. Bên cạnh đó, bạn nên xác định rõ ràng mức độ ảnh hưởng của hành vi gian lận (nếu có) đó.
2/ Thu thập chứng cứ xác đáng
Việc kết tội một ai đó là gian lận khi chưa nắm trong tay bất cứ chứng cứ rõ ràng, xác thực nào là điều tối kỵ. Vì điều này có thể gây tổn hại tới danh dự của đối phương nếu như bạn hiểu lầm họ hoặc nếu như đúng là vậy thì bạn cũng không có bất cứ vũ khí nào để đưa họ ra ánh sáng, ngược lại bạn đã giựt dây đánh tiếng để họ đề phòng hơn, và có cơ hội gây ra những bất lợi cho bạn.
Ở bước này, bạn nên nhớ khi chứng cứ được tìm ra càng sớm thì mức độ chính xác của sự việc sẽ càng cao hơn. Nếu như bạn đã chắc chắn được rằng người đồng nghiệp đó thực sự đã gian lận, hành vi đó còn gây ra những ảnh hưởng rất lớn tới công ty hay là tới công việc của những cá nhân, phòng ban khác thì bạn cần phải thu thập thật nhanh chóng những chứng cứ mang tính xác thực. Việc chứng cứ càng được tìm ra nhanh chóng bao nhiêu thì nguy cơ tổn thất càng giảm đi và sự xác thực cũng có hiệu lực hơn, đáng tin cậy hơn. Vì khi đó có thể người đồng nghiệp gian lận đó chưa kịp xóa đi dấu vết còn sót lại. Bạn hãy tìm kiếm những tài liệu có liên quan, sử dụng những công cụ hỗ trợ hiệu quả như USB, máy ảnh, camera… Chúng sẽ khiến cho người đồng nghiệp kia khó mà chối cãi được cho hành vi sai trái của mình.
Ngay cả khi việc người đồng nghiệp gian lận chưa gây ra những ảnh hưởng quá nghiêm trọng thì bạn vẫn phải tìm ra cách giải quyết phù hợp. Vì đây là mối hiểm họa về lâu dài, do vậy bạn vẫn cần phải hết sức lưu tâm. Nếu như hành vi gian lận của người đó có thể trót lọt thì cứ lần lữa, họ lại tiếp tục thực hiện cho những lần sau. Bởi vậy hãy cố gắng tìm kiếm chứng cứ xác đáng thuyết phục nhất từ những chi tiết nhỏ.
3/ Chia sẻ thẳng thắn, chân thành với người đồng nghiệp gian lận
Đối với những trường hợp mà bạn đã xác nhận được sự gian lận của họ ở trong công việc thì tốt nhất bạn không nên đánh tiếng ngay với bất cứ một người thứ ba nào khác vì như vậy sẽ có thể gây ra những hiểu lầm không mong muốn cho chính bản thân bạn.
Trong trường hợp này, tốt nhất bạn nên có một cuộc trò chuyện trực tiếp, thể hiện rõ cho đối phương thấy về thái độ hợp tác xây dựng và góp ý của bạn, rằng bạn không muốn họ mắc sai lầm và sai lầm đó có thể ảnh hưởng tới công ty và mọi người.
4/ Tìm những phương án tối ưu để khắc phục
Nếu như bạn chỉ nghĩ việc tố cáo hành vi sai phạm của người đồng nghiệp chỉ để thỏa mãn ý muốn vạch mặt họ cho sếp và mọi người trong công ty được biết thôi thì hành vi đó có khác nào việc bạn cũng đang dùng thói thường để mà “chơi xấu” lại người đồng nghiệp không tốt. Và quan trọng hơn, điều này cũng không giải quyết được vấn đề tận gốc rễ, căn cốt của nó. Thế nên khi nói chuyện với người đồng nghiệp về việc sai phạm của họ thì bạn nên kèm theo những hướng khắc phục. Hãy tìm hiểu rõ ràng nguyên nhân dẫn tới việc họ gian lận.
Nếu biết rõ hành vi của người đồng nghiệp có ảnh hưởng xấu tới mình thì bạn cần phải nhanh chóng tự tìm ra những cách khắc phục tình trạng đó để không ảnh hưởng đến vị trí của bạn tại công ty, luôn phòng bị cho mình để đối phó lại với những ảnh hưởng xấu từ hành vi gian lận của người đồng nghiệp.
5/ Báo lên lãnh đạo?
Sở dĩ đây là một câu hỏi là bởi vì việc báo sự việc này lên những cấp lãnh đạo cũng cần phải cân nhắc. Tùy vào từng trường hợp, mức độ và chứng cứ thu thập được mà quyết định xem có nên làm như vậy. Vì nếu không khéo léo và có sự rõ ràng, bạn sẽ có thể bị nhận thiệt thòi về phía mình.
Lời khuyên là hãy chia sẻ thật thẳng thắn với những cấp quản lý, lãnh đạo trong công ty nếu trong trường hợp đây là phương án cuối cùng bạn có thể thực hiện, các phương án ở trên đều không mang đến hiệu quả. Nhưng để báo cáo sự việc lên cấp cao hơn thì bạn nhất định phải lưu ý:
- Có bằng chứng xác thực đầy tính thuyết phục trong tay, vì bằng chứng không có tính thuyết phục có thể làm hại đến bạn
- Trong quá trình thu thập bằng chứng để báo cáo cho cấp quản lý, bạn cũng nên trao đổi việc này mới một đồng nghiệp thân thiết và bạn thực sự chắc chắn là họ đáng tin cậy để có thể hỗ trợ cho bạn tốt nhất
- Chọn người quản lý để báo cáo: cân nhắc xem người đó có khả năng giải quyết vấn đề hay không, họ có phải là người có trách nhiệm cao với công việc, là người lãnh đạo công tư phân minh hay không và nhất là phải lưu ý đến mối quan hệ giữa người quản lý với người động nghiệp có hành vi gian lận
Như vậy, việc phát hiện ra người đồng nghiệp gian lận có thể giúp ích cho việc điều chỉnh lại công việc trong công ty được hiệu quả hơn nhưng nó cũng tạo ra những khó khăn nhất định trong kỹ năng ứng xử. Ứng xử không khéo léo thì mọi vấn đề sẽ quay ngược lại gây ảnh hưởng xấu cho bạn. Hãy cẩn trọng thực hiện từng bước.