Những lưu ý khi đóng sổ kế toán để tránh sai sót
Đóng sổ kế toán là động tác quá quen thuộc mà ai làm kế toán cũng phải thực hiện hàng tháng, quý và cuối năm. Tuy nhiên nếu làm không đúng quy trình hoặc không có các bước kiểm tra thì chắc chắn sẽ khó tránh khỏi sai sót. Dưới đây là một số vấn đề cần kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế để tránh những điều chỉnh sau khi kiểm toán và thanh tra thuế sau này:
1. Tiền mặt tại quỹ:
- Kiểm tra nguồn tiền mặt tránh trường hợp bị âm.
2. Tiền ngân hàng:
- Lấy đầy đủ tài khoản ngân hàng và kiểm tra số dư tài khoản ngày 31/12 hàng năm khớp với số dư trên TK 112.
- Kế toán lưu ý xem số dư tiền mặt lớn không? để xác định tính hợp lý của chi phí lãi vay. Nếu số dư tiền mặt lớn mà có phát sinh lãi vay thì lãi vay khả năng bị loại trừ chi phí lãi vay
- Đối chiếu xác nhận số dư ngân hàng: nguyên tắc phải khớp. Hình thức đối chiếu có thể gửi thư xác nhận hoặc đối chiếu qua sổ phụ ngân hàng
3. Thuế GTGT khấu trừ:
- Kiểm tra xem số dư ở chỉ tiêu 43 (Số Thuế được chuyển sang kỳ sau) trên tờ khai thuế GTGT so với số dư ở TK 1331 như thế nào? Nếu hóa đơn tháng/ quý nào khai tháng/quý đó thì kết quả nó bằng nhau. Ngược lại hóa đơn mua vào khai không đúng tháng/quý –> số dư nợ TK 1331 sẽ lớn hơn hoặc nhỏ hơn số dư ở chỉ tiêu 43.
4. Công nợ phải thu phải trả:
- Đối chiếu công nợ: nếu công nợ có sự chênh lệch cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch: Do người mua hay người bán hạch toán thiếu. Cái này rất quan trọng bởi vì nếu các bạn hạch toán không kịp thời có thể có rủi ro về thuế (ví dụ: Doanh thu ghi nhận muộn thì Thuế truy thu thuế tương ứng bởi phần doanh thu ghi nhận thiếu trong năm, Nếu chi phí năm nay mà ghi nhận năm sau thì chi phí đó không đúng kỳ dẫn tới rủi ro thuế loại trừ chi phí của năm sau).
- Xác định công nợ phải thu khó đòi và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định: Quá hạn từ 6 tháng đến dưới 12 tháng: 30%, từ 1 năm tới dưới 2 năm: 50%; từ 2 năm tới dưới 3 năm: 70%; từ 3 năm trở lên, trích lập đủ 100%. Hạch toán: Nợ TK 642/Có TK 229. Hồ sơ trích lập dự phòng tham khảo tại TT 228, trong đó lưu ý kỹ về thư xác nhận là chứng từ nhất quyết phải có để hồ sơ được trừ.
5. Tiền tạm ứng:
- Kiểm tra đối chiếu để hoàn ứng nếu phát sinh tạm ứng mà chưa hoàn ứng.
6. Hàng tồn kho:
- Kiểm tra hàng nhập đã đầy đủ chưa?- Xuất hàng đã tính giá xuất kho chưa?
- Không để xuất quá số lượng hàng tồn kho hiện có.
- Đối chiếu hàng hóa tồn kho với Khách hàng.
- Đối với công ty có hoạt động xây lắp, xây dựng theo công trình. Số dư Tk 154 chi tiết phải khớp với sổ chi tiết giá thành (Theo từng công trình cụ thể).
- Xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị…để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng trích lập, xác định HTK giảm giá trị làm cơ sở trích lập phải chi tiết rõ Tài khoản, tên HTK, mã hàng. Thông thường đơn vị chi tiết ngay trên biên bản, báo cáo kiểm kê. Hồ sơ trích lập dự phòng HTK phải chặt chẽ theo TT 228, nếu ko đáp ứng yêu cầu của TT 228 thì rủi ro bị loại trừ chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cao. Hạch toán nợ 632/Có 229 (phần chênh lệch giữa số phải lập cuối năm với số đã trích lập).
7. Phân bổ chi phí trả trước:
- Kiểm tra sổ chi tiết phân bổ 242 so với số dư tài khoản 242 trên Bảng cân đối số phát sinh
- Loại chi phí nào hợp lý – chi phí nào không hợp lý.
8. Tài sản cố định:
- Hồ sơ về tài sản cố định đã đầy đủ chưa: Giấy tờ (hóa đơn) chứng minh quyền sở hữu. Đối với trường hợp có tài sản là xe ô tô, nhà cửa đứng tên công ty thì hồ sơ tài sản phải đầy đủ theo quy định.
Thông tư 45/2013 có Quy định về từng lần đăng ký khấu hao nếu có phát sinh tài sản, vì vậy tất cả các tài sản đều phải được đăng ký khấu hao (Kể cả những DN mới đăng ký lần đầu hoặc đã đăng ký phương pháp trích khấu hao).
- Đã khấu hao đủ chưa.
- Đối chiếu sổ chi tiết khấu hao với số dư TK 214 trên Bảng CDPS.
- Chi phí khấu hao nào hợp lý – chi phí nào chưa hợp lý.
- Thực hiện các công tác kiểm kê tài sản và xử lý chênh lệch (nếu có).
9. Thuế phải nộp:
- Đối chiếu tình hình nộp thuế trong kỳ với cơ quan thuế
- Thuế môn bài đã hạch toán chi phí và có biên lai đóng tiền chưa. Kiểm tra TK 3338.
- Thuế GTGT- Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. – Kiểm tra TK 3331.
- Thuế TNCN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm tra TK 3335.
- Thuế TNDN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm tra TK 3334. Lưu ý các bút toán Nợ 821/ Có 3334, Nợ 3334/Có 111 khi có phát sinh nộp hằng quý, cuối năm.
- Các loại thuế khác nếu có phải thu thập đầy đủ biên lai nộp thuế để hạch toán.
10. Lương, BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ, thuế TNCN
- Hạch toán lương đã đầy đủ chưa. Đối chiếu tài khoản Có 334 với Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN và hai số này phải khớp nhau.
- Nếu phát sinh bảo hiểm, số liệu đã đối chiếu và khớp với cơ quan Bảo hiểm chưa.
- Chi phí lương là khoản chi phí rất lớn trong DN, đặc biêt đối với DN sản xuất, xây dựng. Vì vậy, cần thực hiện Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho những ai chưa đăng ký, hồ sơ người phụ thuộc (nếu có) để quyết toán thuế TNCN: Lưu ý cá nhân cư trú/không cư trú (không cư trú thường là người nước ngoài, các bạn tham khảo TT 111 để rõ hơn về khái niệm cư trú và không cư trú) ; điều kiện ủy quyền quyết toán. Lưu ý đặc biệt, cá nhân làm 2 nơi thì ko thuộc điều kiện ủy quyền quyết toán.
11. Các khoản tiền vay, mượn:
- Rà soát lại các khoản vay mượn, bao gồm vay, mượn nội bộ.
12. Doanh thu:
Doanh thu chịu thuế TNDN:
- Doanh thu bán hàng.
- Doanh thu tài chính.
- Doanh thu khác.
- Phần đánh giá chênh lệch tỷ giá từng lần thanh toán phải có file theo dõi để đối chiếu và hạch toán vào 515 nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá từng lần thanh toán.
Riêng đối với hoạt động đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ thì Chênh lệch lãi không phải là Doanh thu chịu thuế TNDN.
13. Giá vốn:
- Đối với hoạt động thương mại: cơ sở tính giá vốn là sổ chi tiết Nhập xuất tồn hàng hóa. Kiểm tra số liệu, công thức trên file dữ liệu đã đầy đủ chưa. Tránh trường hợp nhảy sai hoặc thiếu công thức gây sai lệch trong giá vốn.
- Đối với hoạt động thương mại, sản xuất có phát sinh hoạt động xuất, nhập khẩu: cơ sở tính giá vốn là File theo dõi giá vốn hàng nhập khẩu và là cơ sở để kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện.
- Đối với hoạt động sản xuất: cơ sở để tính giá vốn là định mức sản xuất. Kiểm tra lại các nguyên vật liệu đầu vào so với định mức có bị âm không? Nếu có ta có thể linh động điều chỉnh định mức. Các chi phí sản xuất chung trong việc hình thành nên giá thành phải có hóa đơn chứng từ hợp lý hợp lệ.
- Đã hạch toán, tập hợp, kết chuyển giá vốn chưa.
- Kiểm tra tỷ lệ giá vốn/Doanh thu đối với năm nay so với năm ngoái như thế nào. Nếu tăng/giảm đột biến so với năm trước thì phải xem lại
14. Chi phí bán hàng, chi phí Quản lý:
- Chi phí đã có hóa đơn chứng từ hợp lý, hợp lệ chưa.
- Đối với chi phí bị khống chế: tiếp khách, hội nghị, khánh tiết… có vượt mức 15% Tổng chi phí được trừ (không bao gồm Giá vốn hàng bán đối với DN thương mại). Nếu chưa đến mức bị loại trừ thì tất cả được tính. Nếu vượt quá 15% Tổng chi phí thì phải làm 1 Bảng tính để theo dõi các chi phí được trừ, và dễ dàng kiểm tra đối chiếu.
15. Chi phí tài chính:
- Kiểm tra xem Chi phí lãi vay trong chi phí tài chính chiếm bao nhiêu.
- Nếu tiền mặt dư quá nhiều và phát sinh Chi Phí tài chính thì có thể chi phí này bị loại trong Quyết toán thuế (Nếu DN không giải trình được tại sao phát sinh chi phí lãi vay này).
- Phần đánh giá chênh lệch tỷ giá từng lần thanh toán phải có file theo dõi để đối chiếu và hạch toán vào 635 nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá từng lần thanh toán.
- Khi đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ, nếu phát sinh lỗ thì Chi phí này bị loại trừ khi tính Thuế TNDN
16. Kết chuyển:
Bút toán kết chuyển đã được phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên phải kiểm tra, rà soát lại nếu phát hiện thấy TK từ loại 5 đến loại 9 còn số dư. Sau khi thực hiện đối chiếu hoàn thành, đưa lên mã vạch ở HTKK.
- Báo cáo tài chính năm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN.
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
- Báo cáo quyết toán thuế TNDN.
Nộp Thuế TNDN năm nếu có lãi, nếu lãi thì phải làm thêm phụ lục 03-2A- TNDN chuyển lỗ năm trước sang.
Ngoài ra, kế toán thuế còn cần lưu ý đến các công việc sau đây để giảm thiểu những thiếu sót không đáng có:
1. Công việc đầu năm mà kế toán thuế cần phải làm
– Kê khai và nộp tiền thuế môn bài đầu năm.
+ Hạn nộp tiền thuế môn bài là ngày 31/1.
+ Nếu là công ty mới thành lập thì nộp tờ khai và thuế môn bài trong vòng 30 ngày, kể từ khi có giấy phép Kinh doanh.
+ Nếu công ty có thay đổi về vốn, thì thời hạn cuối cùng nộp tờ khai thuế môn bài là 31/12 năm có thay đổi
– Nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN tháng 12 hoặc quý IV của năm trước. Nếu kê khai theo tháng thì hạn nộp là 20/1. Nếu theo quý thì là 30/1
– Nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính quý IV năm trước liền kề
– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý IV năm trước liền kề
– Nộp Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN, Quyết toán thuế TNCN của năm trước liền kề: Thời hạn nộp là 31/3
2. Công việc hằng ngày phải làm
– Ghi chép, thu thập, xử lý và lưu trữ các hoá đơn, chứng từ kế toán:
- Khi DN có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như mua bán hàng hóa,… Thì công việc của kế toán là phải thu thập tất cả các hóa đơn chứng từ có liên quan (đầu ra, đầu vào) để làm căn cứ cho việc kê khai thuế và hạch toán.
- Sau khi đã tập được các hóa đơn chứng từ liên quan thì kế toán thuế phải tiền hành xử lý và kiểm tra xem hóa đơn hợp pháp không, có hợp lệ, hợp lý hay không.
- Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn GTGT viết sai, hóa đơn bất hợp pháp, kế toán phải xử lý ngay theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho… cần thiết trong ngày
– Vào sổ quỹ, sổ tiển gửi, và các sổ sách cần thiết khác
- Lưu ý: Những chứng từ không dùng ghi sổ, hạch toán được lưu giữ 5 năm
- Những chứng từ để ghi sổ, hạch toán được lưu giữ 10 năm
- Những chứng từ, hồ sơ đặc biệt quan trọng tu trữ vĩnh viễn
3. Công việc hàng tháng
– Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng (Nếu DN kê khai thuế GTGT theo tháng).
– Đối với những hóa đơn đầu ra thì tháng nào có phát sinh phải kê vào tháng đó. Kể từ ngày 1/1/2014 những hóa đơn đầu vào không bị khống chế thời gian kê khai, nhưng phải khai trước khi Cơ quan thuế có quyết định thanh kiểm tra
– Lập tờ khai thuế TNCN theo tháng (Nếu DN kê khai thuế GTGT theo tháng, và có số thuế TNCN được phải nộp trong tháng).
– Lập tờ khai các loại thuế khác nếu có
– Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng (Đối với những DN mới thành lập dưới 12 tháng).
– Hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng liền kề
– Lưu ý: Nếu trong tháng có phát sinh số tiền thuế phải nộp thì hạn nộp tờ khai cũng là hạn nộp tiền thuế
4. Công việc hàng quý
– Lập tờ khai thuế GTGT theo quý (Nếu DN kê khai thuế GTGT theo quý)
– Lập tờ khai thuế Tạm tính Thuế TNDN theo Quý.
– Lập Báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn theo Quý.
– Lập tờ khai thuế TNCN theo quý (Nếu DN kê khai theo quý).
– Hạn nộp các tờ khai trên là ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau liền kề.
5. Công việc cuối năm
– Lập báo cáo thuế cho tháng cuối năm và báo cáo thuế quý 4 .
– Lập báo cáo quyết toán thuế TNCN năm
– Lập báo cáo Quyết toán thuế TNDN năm
– Kiểm kê quỹ, kiểm kê kho hàng và tài sản, đối chiếu công nợ
– Lên sổ kế toán, đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp
– Lập Báo cáo tài chính năm gồm: Bảng Cân đối Kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo Tài chính, Bảng Cân đối số phát sinh Tài khoản.
– In sổ sách, chứng từ kế toán và trình ký các sổ sách chứng từ đó
– Lưu trữ các chứng từ và sổ sách