Trong những năm gần đây, việc Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài đã diễn ra phổ biến hơn bởi những lợi ích như: tiết kiệm chi phí, an toàn về mặt pháp lý của hình thức này, đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng dịch vụ này hoặc sẵn sàng sử dụng. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ kế toán hoặc đã sử dụng dịch vụ kế toán nhiều lần rồi nhưng vẫn chưa nắm rõ được cách thức đàm phán, quản lý hợp đồng tư vấn để đạt được hiệu quả cao nhất.
Dưới đây là một số vấn đề chính mà Doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài:
Xác định loại hợp đồng dịch vụ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng
Thường sẽ có 3 loại hợp đồng chính:
- Dịch vụ kế toán trọn gói: Tư vấn sẽ sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận các hoá đơn phát sinh tại doanh nghiệp hàng ngày và xử lý toán bộ các công việc sau đó để lên được các báo cáo thuế theo định kỳ cho doanh nghiệp. Thường các doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng trọn gói 1 năm. Sau đó đánh giá và đưa ra quyết định có tiếp tục ký hợp đồng dài hạn hơn hay không.
- Dịch vụ kế toán thuế: Chỉ làm 1 lần trước kỳ quyết toán thuế của doanh nghiệp.Tuỳ từng thực trạng doanh nghiệp mà phạm vi công việc của dịch vụ này có thể chia thành 2 trường hợp. Một là, doanh nghiệp đã có đầy đủ số liệu, dữ liệu kế toán phát sinh trong kỳ, vai trò của Tư vấn là tiếp nhận, soát xét và lên báo cáo thuế. Hai là, dữ liệu kế toán trong kỳ chưa được ghi nhận, chưa hạch toán chính xác và đầy đủ, vai trò của Tư vấn là ghi nhận lại toàn bộ số liệu phát sinh trong kỳ và lên các báo cáo thuế.
- Dịch vụ kế toán soát xét: Doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ hoạt động kế toán: hạch toán, lên báo cáo, .. Nhưng với mong muốn đảm bảo tính an toàn Pháp lý, doanh nghiệp thuê Tư vấn để soát xét, xem lại toàn bộ sổ sách, hồ sơ và báo cáo. Ngoài ra, Tư vấn cũng tư vấn định hướng cho doanh nghiệp về kiện toàn bộ máy kế toán.
- Dịch vụ kế toán khác: hoàn thiện sổ sách, kiện toàn bộ máy kế toán, tư vấn kế toán theo vụ việc,…
Các nội dung doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo quyền lợi.
- Hai bên phải làm rõ phạm vi công việc của dự án và đưa ra được danh sách những công việc cụ thể, sản phẩm bàn giao và thời gian thực hiện/bàn giao tương ứng với công việc.
- Mỗi lần giao nhân tài liệu, sản phẩm bàn giao cần có biên bản, biên bản bàn giao đảm bảo có chữ ký của hai bên
- Đối với dịch vụ kế toán kéo dài nhiều tháng, cần yêu cầu bên Tư vấn báo cáo nhanh hàng tháng. Ví dụ, dịch vụ kế toán trọng gói hàng tháng, khoảng mùng 5 hàng tháng, yêu cầu Tư vấn gửi báo cáo nhanh về sự việc của tháng trước liền kề, một số sự việc cần báo cáo: Thuế GTGT còn được khấu trừ/hoặc phải nộp; Tổng doanh thu/thu nhập chiu thuế; Tổng chi phí hợp lệ có thể ghi nhận; Giá trị thuế TNDN dự kiến trong kỳ và giải pháp cho kỳ tiếp theo.
- Yêu cầu bên tư vấn phải đưa ra những kết quả dự báo trước. Ví dụ: mức thuế doanh nghiệp phải đóng; rủi ro về quản trị và pháp lý khi doah nghiệp thực hiện hành vi nào đó;…
- Ghi rõ trách nhiệm của bên nào phụ trách việc nộp các tờ khai/báo cáo thuế kèm theo trách nhiệm bảo quản và quản lý hạn dùng của chữ ký số. Ngoài ra, trách nhiệm cụ thể của hai bên cũng phải làm rất rõ ràng.
- Ghi rõ trách nhiệm của 2 bên khi cần giải trình với cơ quan Thuế
- Ghi rõ thời gian bảo hành cũng như các quyền lợi đi kèm của doanh nghiệp khi dịch vụ tư vấn kết thúc.
Một số nội dung mà doanh nghiệp phải đảm bảo để Tư vấn có thể thực hiện hiệu quả công việc:
- Cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác toàn bộ những thông tin, dữ liệu liên quan tới dự án cho Tư vấn
- Cung cấp đúng hạn các dữ liệu kế toán cần thiết, trong phạm vi cho Tư vấn
- Hợp tác cùng Tư vấn trong quá trình làm việc, tránh suy nghĩ đồ dồn mọi công việc, trách nhiệm lên Tư vấn hay chờ đợi mọi thứ từ Tư vấn.
- Năm rõ, chính xác những tài liệu cần cung cấp cho Tư vấn và thời gian để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mình
- Nắm rõ sản phẩm bàn giao và thời gian nhận để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm.
- Trong quá trình tiếp cận đầu tiên với tư vấn (trước khi ký hợp đồng) nên tránh trường hợp nói nhiều, kể hết, hãy từ tốn, xem xét đánh giá những nhận định của tư vấn để có thể nhìn nhận được chính xác mức độ của Tư vấn đối với vấn đề doanh nghiệp mình.
- Cuối cùng, các đòi hỏi về bằng cấp, chứng chỉ là cần thiết nhưng không phải yếu tổ quyết định về chất lượng của dịch vụ Tư vấn, cần nhìn nhận từ kinh nghiệm thực tế của tư vấn cũng như những gì Tư vấn nhận định về vấn đề của doanh nghiệp.