COVID-19 & Transformation Digitale
Plan de soutien pour les entreprises
Comment la transformation numérique peut améliorer la continuité des activités ?
Définir la transformation numérique
La transformation numérique est définie comme «l'intégration de la technologie numérique dans tous les domaines d'une entreprise, modifiant fondamentalement la façon dont vous opérez et offrez de la valeur aux clients». Il ne s'agit pas d'appliquer plus de technologie. Au lieu de cela, la transformation numérique implique de mettre la technologie dans des endroits où elle n’était pas auparavant.
Grâce à la consolidation des processus et des opérations, vos employés et leurs clients peuvent rester connectés à l'entreprise. Cela peut sembler évident, mais la situation actuelle a prouvé qu'en temps de crise, cela n'est pas supposé.
L'utilisation de certaines des meilleures pratiques de transformation numérique décrites ci-dessous peut aider à améliorer la continuité des activités dans cette situation et à l'avenir.
Accès à distance
En fournissant un accès à distance aux réseaux, aux applications et aux données de l'entreprise, votre personnel peut travailler à partir d'un emplacement différent en dehors du bureau de l'entreprise ou même de l'emplacement du client. Établissez un accès à distance via une connexion sécurisée, comme un réseau privé virtuel (VPN), et rendez-le accessible à tous les employés. Les applications et les données doivent être stockées de manière centralisée plutôt que hébergées sur des appareils locaux. Cela facilitera la gestion et la sécurité de vos applications et données.
Certains processus, aussi simples soient-ils, peuvent encore nécessiter une manipulation manuelle par l'homme. Pensez à signer les documents papier, tels que les bons de commande, les contrats ou les feuilles de temps. L'application d'outils de gestion de workflow réduit fortement la manipulation manuelle et la présence physique.
Les entreprises doivent déterminer quels processus et activités opérationnelles dépendent fortement de la manipulation manuelle et d'une présence physique. Vous pourriez être surpris de découvrir combien d'activités opérationnelles quotidiennes se déroulent toujours sur des activités manuelles.
À partir de là, décidez quels processus peuvent être numérisés. Il existe de nombreux outils logiciels faciles à utiliser qui peuvent transformer ces activités du manuel au numérique. Vous gagnerez du temps et minimiserez le besoin de présence physique.
Plateformes de collaboration en ligne
Lorsque le personnel doit travailler à domicile ou que les clients ne permettent pas aux visiteurs, travailler ensemble sur des missions peut être difficile. Il peut également être difficile de maintenir le contrôle de version de vos documents.
Les plateformes de collaboration en ligne permettent à votre personnel et à vos clients de participer à des missions sans avoir à faire face à des limites physiques. Les plateformes de collaboration couramment utilisées incluent Microsoft Teams et SharePoint.
Vidéoconférence et chat
Les présentations, les formations et les réunions d'affaires et d'équipes peuvent facilement se faire par vidéoconférence. En particulier en période de quarantaine, la vidéoconférence vous permet de poursuivre les activités commerciales qui nécessitent une interaction humaine
Les services de visioconférence de haute qualité et les capacités de partage d'écran incluent ceux qui s'intègrent aux applications d'entreprise comme Outlook. GoToMeeting et Zoom sont des exemples d'outils de visioconférence. Une application de chat pour échanger des messages courts peut sauver des charges de serveur inutiles et des e-mails. Les outils populaires sont Telegram et Slack.
Partage de fichiers en ligne
Les politiques de l'entreprise interdisent souvent les transferts de données volumineux ou sensibles par courrier électronique en raison de limitations techniques ou de risques de sécurité et de confidentialité. Les plateformes de partage de fichiers, telles que Citrix ShareFile, vous permettent de transférer et de partager des fichiers de manière sécurisée et efficace. Ces plateformes fournissent un accès quel que soit l'emplacement et vous permettent de protéger les données, les documents, le contenu, les utilisateurs et les appareils.
Déplacement de services vers le cloud
Lorsque les services et les données sont hébergés sur vos périphériques réseau locaux, ils nécessitent souvent le recours à du matériel appartenant à l'entreprise, à des responsables informatiques locaux et à des gestionnaires d'applications. En déplaçant les services vers le cloud, l'accessibilité et la sécurité peuvent augmenter.
Sachez que l'utilisation des services cloud n'est pas la même chose que le déplacement de serveurs vers un cloud, ce qui nécessite toujours une autogestion. Les fournisseurs de services cloud professionnels gèrent l'application pour les entreprises. Ils dépensent beaucoup d'argent pour la sécurité et la disponibilité et suivent souvent des programmes de conformité à la protection des données. En d'autres termes, il y a de fortes chances qu'ils soient bien meilleurs que vous.
Automatisation des processus
La numérisation des processus et des activités connexes est une chose, mais réduire réellement la dépendance à l'interaction humaine en est une autre. Une fois les processus numérisés, les entreprises peuvent envisager d'automatiser certaines activités.
Le traitement de transactions répétitives à volume élevé en est un bon exemple. Lorsqu'une pandémie affecte réellement la disponibilité de la main-d'œuvre humaine en raison de problèmes de santé, l'automatisation des processus peut garantir la continuité des processus métier.
Connectivité
L'ère numérique moderne nécessite une connectivité ultra-élevée. Une exigence de base est une connectivité 24/7. Sans connectivité, la numérisation et l'automatisation sont au point mort.
Nous recommandons fortement aux entreprises qui s'appuient sur une méthode de travail numérique et pour la prestation de services de faire de la connectivité leur priorité numéro un. La redondance, les lignes de sauvegarde et les protocoles de connectivité alternatifs - par exemple, via la 4G ou la 5G lorsque votre ligne de fibre est en panne - sont des mesures prudentes à prendre.
Engagement des gens
Enfin, l'engagement des personnes doit être primordial dans votre processus de transformation numérique. L'adoption de la technologie et de nouvelles méthodes de travail sont essentielles au succès. Les déclarations d'intention, ou les initiatives creuses pour essayer de construire l'entreprise, ne suffisent pas. Vous devez apporter des changements fondamentaux à la façon dont les gens pensent, travaillent et collaborent.
Le coronavirus a contraint les entreprises à repenser leur stratégie de transformation numérique. La technologie peut nous aider à naviguer dans cette crise et à améliorer la continuité des activités.