Doradztwo KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. i umożliwia wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Obecnie jest to rozwiązanie dobrowolne, docelowo mają z niego obowiązkowo korzystać wszyscy podatnicy.
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma służąca do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktury ustrukturyzowane mają format XML i są zgodne ze strukturą logiczną e-Faktur opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązkowy KSeF obejmie także przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Czytaj także: KSeF a faktury od i dla firm z zagranicy
Faktury ustrukturyzowane można wystawić zarówno z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu programów komercyjnych. Jednak korzystanie z KSeF wymaga poświadczeń, czyli uwierzytelnienia i autoryzacji danej osoby w systemie.
Ponadto, firmy będą weryfikowały status podatnika dla KSeF i będą zobowiązane do znakowania faktur wystawionych dla osób niekorzystających z systemu odpowiednim kodem. Konieczność znakowania dokumentów kodem dotyczy również e-faktur wystawianych w okresie przejściowym na rzecz nabywców zwolnionych z VAT.
Wdrożenie KSeF – jak się przygotować?
Obligatoryjny KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. i obejmie podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Aby przygotować do przejścia na KSeF należy podjąć szereg działań w tym, m.in.:
- zweryfikować obecnie wystawiane faktury względem nowych wymogów
- dostosować obecne systemy finansowo-księgowe do KSeF
- przygotować się do wystawiania faktur korygujących w nowy sposób
- nadać uprawnienia do korzystania z KSeF, np. biuru rachunkowemu lub osobie fizycznej w organizacji
- zaangażować pracowników w przejście na e-fakturowanie
Ponadto, ustawodawca przewidział także sankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF.
Wdrożenie KSeF – jak możemy pomóc?
Wdrożenie KSeF to proces, do którego warto odpowiednio się przygotować. W celu uniknięcia błędów i niepowodzeń, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych doradców, którzy pomogą na każdym etapie wdrożenia faktur elektronicznych.
Nasze wsparcie we wdrożeniu KSeF obejmuje szereg działań mających na celu przygotowanie organizacji do wypełniania obowiązków związanych z KSeF.
Doradztwo KSeF – przykładowy zakres wsparcia:
- audyt procesów, m.in. sprzedaży, zakupu i fakturowania pod kątem przygotowania do KSeF
- audyt dokumentacji wewnętrznej dotyczącej sprzedaży i fakturowania
- przygotowanie projektów regulacji wewnętrznych dotyczących sprzedaży i fakturowania
- mapowanie schemy KSeF zgodnie z potrzebami klienta, w tym zmapowanie danych do e-faktury
- ustalenie zakresu obowiązków dotyczących KSeF
- wskazanie optymalnego przepływu procesów podatkowych w zakresie KSeF
- określenie metod dostępu dla KSeF, w tym nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF
- obsługa faktur korygujących
- określenie zasad postępowania w razie awarii systemu
- zdefiniowanie nowych wymagań technicznych zgodnych z KSeF
- określenie ram bezpiecznego przechowywania danych w już istniejącej infrastrukturze podatnika
- szkolenia i warsztaty z zakresu KSeF:
- planowane zmiany
- kwestie potencjalnie problematyczne
- schema logiczna FA(2)
- pomoc w wyborze odpowiednich rozwiązań IT zgodnych z wymogami KSeF
- wsparcie we wdrożeniu KSeF
KSeF hotline – bieżące doradztwo KSeF
Oferujemy także usługę KSeF hotline, w ramach której zapewniamy szybki i wygodny dostęp do naszych ekspertów. Wiemy, że czasem w organizacji pojawiają się problemy wymagające nie tylko skutecznej, ale również natychmiastowej i doraźnej pomocy. KSeF hotline Crowe pozwala uzyskać szybkie wsparcie w określonym wymiarze godzin miesięcznie.
Obejrzyj nagranie z webinaru: Wdrożenie KSeF – najważniejsze kwestie prawne i podatkowe
