Usługi księgowe – jak wybrać odpowiedniego dostawcę?

Dostawców usług outsourcingowych jest na rynku wielu, od międzynarodowych sieci księgowych po mniejsze, lokalne biura rachunkowe. W procesie wyboru partnera należy wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników. Kosztownym błędem może okazać się kierowanie się wyłącznie kryterium ceny. Zlecenie prowadzenia księgowości na zewnątrz niekompetentnej firmie w rezultacie może przełożyć się na wyższe koszty, a także tworzyć liczne ryzyka.

Jakość i bezpieczeństwo usług księgowych

Na co zatem zwrócić uwagę, gdy firma decyduje się na outsourcing usług księgowych i poszukuje zaufanego partnera? Przede wszystkim należy sprawdzić kompetencje i doświadczenie firmy księgowej – od jak dawna działa na rynku, ilu pracowników zatrudnia i jakich obsługuje klientów. Warto zapoznać się z zakresem usług, posiadanymi certyfikatami oraz podejściem do bezpieczeństwa procesów. Z pewnością cenne będą także referencje czy obecność firmy w rankingach.

Outsourcing księgowości najczęściej wiąże się z długofalową współpracą, niezwykle istotna może okazać się więc także odpowiednia komunikacja i elastyczne podejście dostawcy do zmian, np. w przypadku rozwoju biznesu klienta i zwiększenia skali lub/i zakresu operacji.

Obsługa księgowa bez zakłóceń

Decydując się na outsourcing warto upewnić się, czy dostawca usługi posiada odpowiedne zasoby, przede wszystkim zespół oraz infrastrukturę IT. Dostateczna liczba kompetentnych pracowników jest niezbędna do tego, by zapewnić ciągłość obsługi. Firma outsourcingowa powinna wyznaczyć jednego stałego księgowego, który będzie odpowiadał za kontakt z danym klientem i koordynację bieżącej współpracy. Przed podpisaniem umowy warto zapytać, kto będzie zastępował osobę kontaktową w razie urlopu lub zwolnienia lekarskiego.

Zobacz także: Outsourcing księgowości – na czym polega współpraca z zewnętrzną firmą?

Kompetencje firmy księgowej

W procesie wyboru dostawcy usług księgowych na pewno warto zweryfikować, jak duże doświadczenie posiada firma outsourcingowa i czy prowadziła już księgowość dla przedsiębiorstwa działającego w podobnej branży. Istotne będą także certyfikaty bezpieczeństwa danych oraz jakości usług, np. ISO czy odpowiednie procedury.

Jeśli firma poszukująca biura księgowego działa w środowisku międzynarodowym lub zamierza rozpocząć działalność na rynkach zagranicznych, dobrym rozwiązaniem będzie wybór partnera, który jest częścią globalnej sieci księgowej. W tym przypadku niezwykle istotna będzie możliwość komunikacji w języku innym niż polski, dlatego warto sprawdzić czy księgowi zatrudnieni przez biuro zewnętrzne znają co najmniej język angielski.

Outsourcing księgowości - zakres usług

Decydując się na outsourcing księgowy warto również zwrócić uwagę na zakres usług świadczonych przez dostawcę usługi. Najczęściej w skład stałej miesięcznej usługi oferowanej przez firmy specjalizujące się w usługach księgowości wchodzi prowadzenie ksiąg, przygotowywanie JPK VAT, kalkulacja zaliczki na podatek dochodowy, bieżące raportowanie, a także przygotowywanie raportów do GUS lub NBP oraz obsługa kontroli podatkowych. Do tego dochodzą usługi księgowe realizowane na koniec roku finansowego: przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz rozliczenie roczne CIT.

Oprócz typowych zadań księgowych, firma zewnętrzna powinna móc zaoferować także usługi komplementarne, np. wsparcie podczas audytów, przygotowanie polityki rachunkowości, doradztwo podatkowe, czy doradztwo prawne. Dzięki temu dostawca będzie w stanie kompleksowo wspierać rozwój biznesu klienta.  

Przed nawiązaniem współpracy z biurem księgowym należy doprecyzować zakres usług, które wchodzą w skład stałej miesięcznej obsługi. W niektórych przypadkach może okazać się bowiem, że dodatkowe pytania związane z bieżącą działalnością czy przygotowanie deklaracji lub raportów może być dodatkowo płatne. Często firmy księgowe przygotowują oferty w różny sposób, ważne jest więc aby porównywać te same parametry.

Ubezpieczenie firmy księgowej

Odpowiedzialne i doświadczone biuro księgowe jest odpowiednio zabezpieczone na wypadek popełnienia błędu zawodowego. Każda firma oferująca usługi z zakresu księgowości musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC, jednak zawsze należy zweryfikować czy jego wysokość jest adekwatna do potencjalnych strat, które firma może ponieść w wyniku pojawienia się nieprawidłowości.

Potencjalnego partnera warto zapytać więc o szczegółowe informacje związane z kwestią ubezpieczenia oraz poprosić o potwierdzenie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.

Outsourcing księgowości - systemy

Decyzja o podpisaniu umowy z firmą oferującą outsourcing uslug ksiegowych powinna być poprzedzona weryfikacją systemów informatycznych, jakie wykorzystuje ona w codziennej pracy. Doświadczeni dostawcy usług księgowych pracują w oparciu o renomowane systemy finansowo - księgowe, mogą także świadczyć usługi pracując w systemie klienta. Co ważne, każdy system musi być dostosowany do prowadzenia księgowości zgodnie z polskimi przepisami. 

Raportowanie

Raporty księgowe generowane przez zewnętrznego dostawcę usług to jedna z kluczowych informacji zarządczych, niezwykle istotne jest więc aby były one dopasowane do potrzeb i oczekiwań klienta. W tym aspekcie na pewno cenne będzie elastyczne podejście biura i bieżące reagowanie na zmiany, nie tylko w przepisach, ale także zachodzące wewnątrz organizacji korzystającej z usługi księgowej.

Usługi księgowe dla firm zagranicznych

Firmy zagraniczne prowadzące działalność gospodarczą w Polsce są zobowiązane do przestrzegania polskich przepisów dotyczących sprawozdawczości. Poszukując dostawcy usług księgowych warto postawić na partnera doskonale znającego lokalne i międzynarodowe regulacje i posiadającego doświadczenie we współpracy z klientami z innych rynków. Kluczowym aspektem może okazać się także możliwość komunikacji z księgowymi obsługującymi firmę w języku angielskim lub innym języku obcym.

Outsourcing usług księgowych to rozwiązanie, które zapewnia wiele korzyści. Należy jednak pamiętać, że nie każdy dostawca będzie w stanie sprostać wymaganiom danej firmy, dlatego warto określić priorytety i podczas wyboru partnera skupić się na kluczowych dla firmy aspektach.