Składanie sprawozdań finansowych do KRS – ostateczny termin

W ubiegłym roku przedsiębiorcy mieli czas na złożenie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego (RDF KKRS) jedynie do 15 lipca. W 2020 roku czas ten wydłużono w związku z pandemią i w rezultacie ostateczny termin przesyłania sprawozdań mija 15 października.

Czasu zostało więc niewiele, a złożenie sprawozdania może nie być tak proste jak poprzednio. Większość dokumentów musi być bowiem wysłanych w formie elektronicznej i poświadczonych e-podpisem lub profilem zaufanym. Poniżej wyjaśniamy jak poprawnie przesłać dokumenty i z jakich elementów muszą się one składać.

Złożenie sprawozdania finansowego tylko elektronicznie

Na złożenie rocznego sprawozdania finansowego do KRS spółki mają 15 dni licząc od daty ich zatwierdzenia (ostateczny termin minął 30 września). Termin składania sprawozdań upływa zatem 15 października 2020, a przesłane dokumenty muszą mieć formę elektroniczną, z wyjątkiem uchwał, dla których dopuszcza się wykonanie skanów.

Przesyłane dokumenty finansowe muszą być opatrzone e-podpisem lub profilem zaufanym. Elektroniczny podpis lub profil zaufany musi przy tym należeć do osoby, która prowadzi księgi rachunkowe oraz do kierownika jednostki, a jeśli zarząd spółki składa się z kilku członków, to wszyscy oni muszą złożyć stosowne e-podpisy.

Ponadto, Ministerstwo Finansów udostępniło wymagany format XSD, XML dla spółek wpisanych do KRS, a formaty te obsługuje większość stosowanych w spółkach programów księgowych.

Sprawdź usługę outsourcingu księgowości Crowe Polska obejmującą przygotowywanie sprawozdań.

Gotowe sprawozdanie finansowe należy złożyć drogą elektroniczną przez portal ekrs.ms.gov.pl, a dokonać tego można na dwa sposoby korzystając z systemu S24:

1. poprzez bezpłatne zgłoszenie w systemie, jeśli sprawozdanie składa osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, osoba wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, samodzielnie lub łącznie reprezentuje podmiot także jako prokurent, a adwokat, radca prawny lub prawnik z zagranicy,
2. poprzez złożenie płatnego wniosku w systemie.

Opcja bezpłatna zakłada skorzystanie z profilu zaufanego (muszą go mieć wszyscy członkowie zarządu i spółka także), więc jeśli choć jedna osoba z zarządu nie posiada numeru PESEL, z tej opcji nie można skorzystać.

Dużo wygodniejsza jest opcja płatna, która jest też jedyną drogą do złożenia sprawdzania finansowego do KRS w przypadku podmiotów zarządzanych przez cudzoziemców, którzy nie posiadają numeru PESEL.

Warto też pamiętać, że wraz z elektronicznym sprawozdaniem finansowym (będącym kopią oryginału) złożyć należy:

• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności,
• sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,
• uchwałę zarządu dotyczącą dalszego istnienia spółki, jeśli spółka wykazała stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (w przypadku spółki akcyjnej jedną trzecią).