Robotyzacja księgowania wyciągów bankowych 

Jeszcze do niedawna całością działań związanych z księgowaniem zajmowali się wyspecjalizowani pracownicy. Obecnie firmy coraz częściej decydują się na zautomatyzowanie procesów księgowania,   polegające na wykorzystaniu programów komputerowych (tzw. robotów softwarowych), które przejmują od pracowników działu księgowości najbardziej rutynowe i czasochłonne czynności.

Co to jest robotyzacja procesów księgowych?

Najprościej rzecz ujmując jest to zastąpienie pewnych operacji księgowych działaniem programu komputerowego. Robot w tym rozumieniu jest oprogramowaniem umożliwiającym wykonywanie zadań - w ramach istniejących systemów informatycznych - bez ingerencji człowieka. Robot naśladuje czynności księgowego (np. zalogowanie do systemu, wyszukanie wyciągu bankowego, otwarcie pliku, skopiowanie wybranych danych, wklejanie i zapisanie danych w systemie, zamknięcie pliku) wykonując powtarzalne zadania, bez konieczności podejmowania jakichkolwiek decyzji. I co ważne - wdrożenie robotyzacji nie wymaga żadnych zmian w systemach informatycznych używanych w firmie.

Wirtualny księgowy

Księgowanie wyciągów bankowych jest czynnością powtarzalną, opartą na regułach, z niewielką liczbą wyjątków, co czyni ją szczególnie odpowiednią do zautomatyzowania. Przy założeniu, iż wyciągi mają formę zdigitalizowaną (co jest podstawą techniczną robotyzacji) oraz ich wolumen jest duży (co stanowi o efektywności ekonomicznej) – proces ten może być początkiem kompleksowej automatyzacji działu. Robotyzacja jest ponadto warunkiem koniecznym obsługi wzrastającej ilości obsługiwanych danych i procesów. Pozwala także - przy utrzymaniu tego samego poziomu zatrudnienia - na obsłużenie kilkukrotnego wzrostu ilości przetwarzanych operacji (umów, faktur).

Warto podkreślić, iż ten sam robot może realizować wiele zadań w różnych obszarach działania firmy. Jedynym ograniczeniem robota jest jego 24 godziny tryb pracy.

Automatyczne księgowanie wyciągów bankowych - case study

Przedstawione poniżej wdrożenie robota miało miejsce w dziale księgowości firmy ubezpieczeniowej i zrealizowane zostało w oparciu o licencjonowaną technologię jednego ze światowych liderów rynku oprogramowania dedykowanego do automatyzacji procesów. Pierwszym zadaniem robota było pobieranie i księgowanie wyciągów bankowych. Początkowo robot księgował około 220 wyciągów bankowych dziennie. Liczba ta, po tygodniowym okresie próbnym, wzrosła do 380.

Ten wzrost efektywności wynikał z włączania do procesu automatyzacji wyciągów kolejnych podmiotów finansowych. W pierwszej kolejności było to 5 największych banków, by osiągnąć poziom 16 różnych instytucji finansowych. Warto tu zaznać, iż robot sprawnie poradził sobie z procesowaniem odmiennych formatów wyciągów bankowych. W sposób oczywisty każdy z wyciągów danej instytucji różnił się układem danych. Wymagało to nauczenia robota rozpoznawania każdego z nich i kopiowania właściwych informacji.

W chwili obecnej robot procesuje 49 różnych formatów wyciągów bankowych. Liczba transakcji finansowych znajdujących się na wyciągach waha się od 1 do 72. Robot zaczyna swoją pracę już o 7:00, pod okiem doświadczonego pracownika, którego zadaniem jest rozwiązywanie pojawiających się wyjątków oraz ewentualna poprawa jego działania. W planach jest całodobowe funkcjonowanie robota.

Efekty robotyzacji

Efektywność robota przerosła oczekiwania. Czas obsługi procesu został skrócony o połowę. To ogromna oszczędność dla działu księgowego. Wcześniej tymi procesami zajmowało się 7 pełnoetatowych pracowników. Mimo dużej obsady osoby te miały trudności z terminową obsługą procesów, wynikające chociażby z absencji czy braków kadrowych. W związku z rozwojem liczba dokumentów rosła, w perspektywie należało zwiększyć zatrudnienie.

Automatyzacja to z pozoru kosztowny proces (koszt samej rocznej licencji robota to rząd około 25 tys. zł), zwraca się jednak bardzo szybko. Niniejsza inwestycja zwróciła się już po 5 miesiącach. Wdrożenie nie spowodowało żadnych uciążliwych problemów dla organizacji. Testy robota i jego uruchomienie w środowisku pracy trwały zaledwie 6 dni. Od wstępnej koncepcji robotyzacji do rozpoczęcia pełnego funkcjonowania projektu minęły 3 miesiące.

Księgowość paperless

Zautomatyzowane księgowanie wyciągów bankowych to nie tylko odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań, ale też krok w kierunku księgowości paperless i transformacji cyfrowej. Robotyzacja pozwala na tworzenie innowacyjnej kultury organizacyjnej poprzez digitalizację danych, wykorzystywanie metodologii optymalizacji procesów, zarządzanie wiedzą z zakresu nowoczesnej technologii, jak również rozwijanie przyszłościowych kompetencji.