Praca zdalna – przydatne narzędzia IT 

W dobie COVID-19 funkcjonowanie firm stało się dużo bardziej skomplikowane, a wiele branż zostało zmuszonych do całkowitego zawieszenia swojej aktywności biznesowej. Jednym z powszechnie stosowanych obecnie rozwiązań jest praca zdalna, która - w zależności od specyfiki biznesu - pozwala zachować ciągłość działania i jest nie mniej efektywna niż praca w biurze.

Jednym z pierwszych wyzwań, przed którym stanęły firmy po wybuchu pandemii koronawirusa i nagłej zmianie biznesowej rzeczywistości, było zapewnienie pracownikom sprzętu niezbędnego do pracy w modelu home office. Nie wszystkie osoby były bowiem wyposażone w notebooki, trzeba było więc ten problem rozwiązać poprzez dodatkowe zakupy czy wypożyczenie komputerów. Jednak sprzęt to nie wszystko. W momencie wdrożenia home office należy podjąć decyzję z jakiego oprogramowania i do jakich celów korzystać podczas pracy zdalnej. Firmy, które już przed pandemią COVID-19 korzystały z modelu home office nie miały z takim software’em problemu, jednak dla dużej większości pozostałych firm nie jest to wcale taka prosta kwestia.

Na jakie rozwiązania warto więc zwrócić uwagę, aby praca zdalna była realizowana w sposób efektywny i bezpieczny?

Bezpieczeństwo

W sytuacji, kiedy praca odbywa się poza siedzibą firmy najważniejsze jest bezpieczeństwo danych. Konieczne w takim przypadku jest zabezpieczenie połączenia z infrastrukturą firmy oraz zabezpieczenie dysku komputera przed kradzieżą. 

Aby zapewnić bezpieczeństwo połączeń warto zastosować tzw. połączenia tunelowe VPN (Virtual Private Network), które pozwalają połączyć komputer pracownika z siecią firmy. Połączenie to jest szyfrowane i wymaga dodatkowych kluczy dostępu generowanych przez sieć, z którą jest łączone. Na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań VPN, również darmowych, ale najczęściej działy IT korzystają z narzędzi komercyjnych. W przypadku rozwiązań freeware należy zachować ostrożność z uwagi na szereg ograniczeń, dotyczących np. szybkości transmisji, ograniczenia liczby tuneli, które można utworzyć czy liczby serwerów, do których można uzyskać dostęp. Największe niebezpieczeństwo może jednak stwarzać to, że część z darmowych rozwiązań może zapisywać dane użytkownika i je udostępniać.

Kolejnym elementem zabezpieczającym pracę zdalną jest ochrona twardego dysku. Kradzież komputera stanowi stratę, którą łatwo wyliczyć – to koszt samego urządzenia. W przypadku kradzieży danych czy informacji strategicznych, do której może dojść po uzyskaniu dostępu do twardego dysku straty mogą być niewyobrażalne. Dlatego dysk powinien zostać bardzo solidnie zabezpieczony. Najprostszym rozwiązaniem jest użycie zabezpieczenia dysku dostępnego w BIOSie komputera. Dużo bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie jednak zastosowanie jednego z profesjonalnych narzędzi takich jak:

ESET Endpoint Encryption – zestaw narzędzi pozwalający na pełne szyfrowanie dysku, nośników wymiennych, plików i folderów, dysków wirtualnych oraz maili wraz z załącznikami w MS Outlook.

BitLocker – zabezpieczenie dysku dostępne w oprogramowaniu Microsoft Windows od wersji Windows 7. Algorytmy kryptograficzne używane w mechanizmach BitLocker posiadają certyfikację FIPS (Federal Information Processing Standard) - publicznie ogłaszane standardy federalnego rządu Stanów Zjednoczonych.

VeraCrypt – oprogramowanie open source używane do szyfrowania danych. Pozwala na szyfrowanie całych dysków, partycji, przenośnych dysków USB oraz tworzenie wirtualnych zaszyfrowanych dysków o określonej pojemności.

Praca grupowa

Home office to przede wszystkim praca zespołowa. Pracownicy muszą się ze sobą porozumiewać, organizować telekonferencje i spotkania z klientami, wspólnie pracować przy realizacji projektów czy posługiwać się wspólnym kalendarzem. Wszystkie te działania wymagają odpowiedniej platformy.

Wśród dostępnych na rynku rozwiązań znajdują się m.in.:

• Microsoft Teams z całym zestawem przydatnych podczas pracy zdalnej aplikacji, takich jak: Czat, Zespoły, Video konferencje, Kalendarz, Rozmowy, Planner, MS Stream, One Note, Wiki oraz wiele innych.
• Team Viewer - umożliwia dostęp zdalny i kontrolowanie pulpitu komputerów oraz serwerów z dowolnego miejsca w zasięgu sieci 3G lub szybszej. Rozwiązanie jest zabezpieczone szyfrowaniem 256Bit AES oraz centrum danych certyfikowanych w oparciu o ISO27001.
• Slack - darmowa usługa internetowa oparta na chmurze, zawierająca zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Aplikacja pełni rolę komunikatora internetowego umożliwiającego komunikację tekstową oraz głosową wraz z możliwością wysyłania multimediów.
• Skype - umożliwia prowadzenie darmowych rozmów głosowych oraz obserwację rozmówcy poprzez kamerę internetową. Rozwiązanie posiada także opcję płatnych rozmów z posiadaczami telefonów stacjonarnych lub komórkowych za pomocą technologii VoIP (Voice over IP). Oprócz tego Skype oferuje funkcje bezpośredniej wymiany informacji tekstowych za pomocą ręcznie wpisywanych wiadomości oraz przesyłanie plików.
• Zoom – zapewnia wysokiej jakości audio i wideo HD, umożliwia udostępnianie ekranu i aplikacji oraz zarządzanie spotkaniami. Dostępny na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne (iOS, Android). Połączenia są szyfrowane. Darmowa wersja testowa posiada ograniczenia funkcjonalności i liczby użytkowników. Aplikacja oferuje bezpłatne wtyczki do popularnych aplikacji pocztowych. Możliwe jest wiele sposobów licencjonowania w komercyjnych, w pełni funkcjonalnych wersjach.

Realizacja projektów

Szczególnym rodzajem pracy grupowej jest prowadzenie projektów. Wiąże się to z tworzeniem harmonogramów, budowaniem zespołów, przydzielaniem i rozliczaniem realizacji zadań. Także w tym obszarze istnieje szereg rozwiązań, które mogą wesprzeć pracowników realizujących projekty w trybie home office:

• Asana – umożliwia zarządzanie projektami i zadaniami oraz podzadaniami w zespołach projektowych. Pozwala na konwersacje między członkami zespołów, wysyłanie maili do zespołu. Integruje się z wieloma zewnętrznymi aplikacjami takimi jak Slack, Dropbox czy Google Calendar, dostępna również wersja na urządzenia mobilne. W wersji darmowej rozwiązanie jest ograniczone do 15 uczestników. Interfejs aplikacji dostępny tylko w języku angielskim.
• Basecamp – platforma do grupowej realizacji projektów, z możliwością planowania, delegowania zadań oraz monitorowania przebiegu ich realizacji. Platforma umożliwia również dzielenie się plikami w ramach projektów. Aplikacja dostępna w wersji mobilnej na system Android. Interfejs w języku angielskim.
• Manage it – aplikacja umożliwia zarządzanie projektami, dodawanie zadań do projektów, dodawanie do zadań notatek, dat realizacji czy załączników. Można utworzyć zespół projektowy, przydzielić zadania poszczególnym członkom zespołu, a następnie śledzić status realizacji zadań. Manage IT współpracuje z rozwiązaniami do przechowywania danych takich jak Dropbox, Google Drive czy OneDrive. Możliwa jest również praca na urządzeniach mobilnych takich jak smartphone czy tablet. Interfejs aplikacji dostępny jest w języku angielskim, a wersja darmowa umożliwia obsługę do 2 projektów. Wersje komercyjne płatne co miesiąc limitowane są ilością realizowanych projektów oraz dostępnym miejscem na dane w chmurze.
• Trello - to aplikacja do zarządzania zadaniami i współdziałania. Jest rodzajem wirtualnej tablicy czy zbioru list „To Do”, prezentuje co jest do wykonania i jaki jest aktualny status projektu czy zadania. W aplikacji można tworzyć zespoły i przypisywać im tablice. Na każdej tablicy tworzone są listy, a na listach karty. Karty można zapisywać, modyfikować, przesuwać pomiędzy listami. Można też nadawać kartom terminy wykonania i przypisywać członkom zespołu naniesione na nie zadania. Do kart można też dodawać pliki i listy zadań. Trello oferuje też wiele dodatków i integracji takich jak kalendarz czy integrację z aplikacjami: Slack, Dysk Google czy Dropbox. Dostępna jest wersja online, wersja na telefony z Androidem i IOS, a także desktopowa. Interfejs aplikacji również w języku polskim. Trello udostępnia wersję darmową dla maksymalnie 10 tablic obsługiwanych przez zespół projektowy, a także ze znacznym ograniczeniem funkcjonalności aplikacji. Dostępne są jeszcze wersje Business (płatne miesięcznie lub rocznie, stała cena za użytkownika) i Enterprise (cena za użytkownika uzależniona od ich liczby, płatne co miesiąc) ze odpowiednio szerszym zakresem funkcjonalności.

Dzielenie się dokumentami

Istotnym elementem pracy zdalnej jest możliwość współdzielenia dokumentów i wspólnej pracy nad nimi. Do tego celu służą narzędzia wykorzystywane również w pracy biurowej w firmach. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem w tym obszarze jest pakiet MS Office w różnych wersjach np. 2010, 2013, 2016, 2019 czy Office 365. Ostatnie z tych rozwiązań najlepiej sprawdzi się właśnie w przypadku pracy zdalnej z uwagi na to, że można z niego korzystać przez przeglądarkę internetową. Alternatywą może być G Suite, czyli pakiet rozwiązań biurowych oferowanych przez Google. Obydwa pakiety posiadają wszystkie konieczne w pracy biurowej narzędzia, takie jak edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny, narzędzie do prezentacji czy klienta poczty internetowej. Są również wyposażone w wirtualne dyski, na których można, w chmurze przechowywać współdzielone dane czy dokumenty pakietów biurowych. W przypadku rozwiązania Microsoft jest to One Drive, Google natomiast oferuje Dysk Google. Do przechowywania danych w chmurze służy również rozwiązanie Dropbox. Dostawcy dysków wirtualnych zazwyczaj proponują różne pakiety danych, najmniejszy z nich najczęściej jest bezpłatny.