Outsourcing księgowości – na czym polega współpraca z zewnętrzną firmą?

Prowadzenie księgowości w warunkach szybko następujących zmian prawno-podatkowych to wyzwanie, któremu nie jest łatwo sprostać. Zatrudniając pracowników do działu księgowego, przedsiębiorca musi stale czuwać nad rozwojem kompetencji i wiedzy księgowych, gdyż w tym zawodzie trzeba być na bieżąco ze wszystkimi zmianami wprowadzanymi przez ustawodawcę. Dynamika tych zmian w ostatnich latach jest szczególnie wysoka. Gdy dodamy do tego czasochłonność wykonywanych zadań, takich jak procesowanie faktur czy przygotowanie dokumentacji sprawozdawczej, okazuje się, że ich realizacja wymaga zaangażowania znacznych zasobów.

Według badania “Dlaczego firmy korzystają z outsourcingu?”^[1] przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing księgowości najczęściej właśnie z powodu braku wystarczających zasobów wewnątrz organizacji, chęci skorzystania z wiedzy i kompetencji dostawcy usługi oraz częstej zmiany przepisów.

Procesy finansowo-księgowe prowadzone w firmie mają wpływ na realizację kluczowych celów biznesowych przedsiębiorstwa, dlatego jest to jeden z newralgicznych obszarów, który wymaga wysokich kompetencji i bieżącego reagowania na sytuację na rynku oraz pojawiające się zmiany regulacyjne.

Na czym polega outsourcing usług księgowych?

Mikroprzedsiębiorcy i osoby prowadzące własną działalność gospodarczą często korzystają z usług małych biur rachunkowych, które są w stanie prowadzić księgowość dla firm działających na niedużą skalę. Jednak średnie i większe przedsiębiorstwa potrzebują kompleksowej obsługi, jaką mogą zaoferować wyspecjalizowane firmy świadczące usługi księgowe, które często dodatkowo zapewniają usługi komplementarne, np. doradztwo podatkowe, obsługę płacowo-kadrową czy wsparcie prawne. Współpracując z outsourcerem, przedsiębiorstwa mogą oddelegować na zewnątrz takie zadania, jak prowadzenie ksiąg rachunkowych wg polskich przepisów, przygotowywanie deklaracji i zeznań podatkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych czy przygotowanie polityki rachunkowości. Doświadczone firmy oferujące outsourcing księgowy, mogą także zaoferować wyspecjalizowane usługi, np. rozliczanie podatku VAT dla firm spoza EU prowadzących działalność w Polsce lub usługę przedstawiciela podatkowego.

Outsourcing księgowości – korzyści dla firm

Powierzając prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej, przedsiębiorca przenosi odpowiedzialność za prawidłową realizację działań z tego obszaru na outsourcera i tym samym ogranicza swoje ryzyko w kontekście spełnienia wymogów podatkowo-księgowych.

Przede wszystkim zyskuje gwarancję, że procesy księgowe będą prowadzone zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi, co w sytuacji częstych zmian legislacyjnych ma kluczowe znaczenie. Jest to niezmiernie istotne także w przypadku firm zagranicznych działających na polskim rynku, które dzięki outsourcingowi zyskują partnera doskonale znającego lokalne regulacje. 

Kolejną korzyścią jest oszczędność czasu, jaki przedsiębiorca musiałby przeznaczyć na zarządzanie własnym zespołem księgowym. Dodatkowym utrudnieniem przy prowadzeniu wewnętrznego działu księgowości jest sytuacja na rynku pracy, która sprawia, że pozyskanie i utrzymanie kompetentnych specjalistów stanowi duże wyzwanie.

Outsourcing księgowości zapewnia także dostęp do technologii, zarówno profesjonalnych systemów księgowych, jak i rozwiązań pozwalających na optymalizację procesów biznesowych. Dostawcy tego typu usług, obsługując wiele różnorodnych klientów, posiadają know-how umożliwiające uporządkowanie i usprawnienie działań.

Wreszcie, dzięki współpracy z outsourcerem, przedsiębiorca może się skupić na zadaniach, które są kluczowe dla jego biznesu.

Dla jakich firm outsourcing księgowy jest dobrym rozwiązaniem?

Wbrew obiegowej opinii, że z outsourcingu księgowego korzystają głównie małe i średnie przedsiębiorstwa, jest to rozwiązanie skierowane do wszystkich firm. Bez względu na to, od jak dawna przedsiębiorstwo działa na rynku, w jakiej branży oraz ile osób zatrudnia. Profesjonalna firma  świadcząca usługi outsourcingowe może przedstawić ofertę indywidualnie dopasowaną do potrzeb klienta.

Outsourcing księgowości doskonale sprawdzi się także w przypadku przedsiębiorstw międzynarodowych, które powadzą działalność w Polsce. Wspomniana już znajomość lokalnych przepisów, płynna adaptacja w przypadku pojawiających się zmian oraz obsługa w języku angielskim stanowią duże ułatwienie dla zagranicznych podmiotów obecnych na polskim rynku.

Outsourcing może okazać się pomocny również w firmach posiadających własne działy księgowości, ale potrzebujących wsparcia w określonych obszarach lub w okresach większego natężenia pracy. Takie rozwiązanie to częściowy outsourcing księgowy. Typowymi obszarami podlegającymi częściowemu outsourcingowi są: przygotowanie sprawozdania finansowego, rozliczenia podatkowe, księgowanie faktur zakupu, księgowanie transakcji księgi głównej, przygotowywanie przelewów bankowych.