Obowiązek korzystania z KSeF dopiero od 2024 r.

Komisja Europejska zgodziła się, aby korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w Polsce stało się obowiązkiem od 1 stycznia 2024 r. Początkowo datą tą miał być 1 stycznia 2023 r., jednak na prośbę przedsiębiorców Ministerstwo Finansów wystąpiło do KE o zmianę terminu. Komisja Europejska przystała na nową datę i tym samym Krajowy System e-Faktur stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dopiero w 2024 roku.

Dowiedz się więcej: Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana od 2023 r.

Co to jest KSeF?

Obecnie Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Do 2024 roku przedsiębiorcy mają możliwość testowania systemu. Wystawienie faktur ustrukturyzowanych w KSeF odbywa się z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

Faktury ustrukturyzowane wystawiać można także korzystając z programów komercyjnych, należy jednak pamiętać, że może być konieczna ich integracja z KSeF.

System KSeF dedykowany jest:

• przedsiębiorcom zarejestrowanym jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcom zwolnionym z podatku VAT,
• podatnikom zidentyfikowanym w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadającym polski identyfikator podatkowy NIP.

Wystawiona faktura ustrukturyzowana ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).

Faktura ustrukturyzowana - najważniejsze korzyści

Dzięki KSeF i zautomatyzowanemu obiegowi faktur przedsiębiorcy wiele zyskują. Wśród korzyści warto wymienić, m.in.:

• redukcję kosztów związanych z obiegiem faktur i ich archiwizowaniem (automatyczne archiwizowanie w KSeF),
• znaczne uproszczenie rozliczeń,
• redukcję czasu niezbędnego na obsługę procesu fakturowania,
• zmniejszenie wymaganych zasobów kadrowych niezbędnych do obsługi procesu,
• jeden ustandaryzowany format faktur.

KSeF umożliwi także wystawianie faktur korygujących, jednak wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. System pozwala też na analizę i kontrolę prawidłowości danych oraz zwalnia z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

KSeF – jak przygotować się do zmian?

Przedsiębiorcy zyskali więcej czasu na zapoznanie się z nowym systemem, przetestowanie go i pobranie ważnych plików. Już teraz warto zacząć przygotowywać się na wejście w życie nowego obowiązku. Ministerstwo Finansów udostępniło broszurę informacyjną, podręczniki i instrukcje. Dostępna jest także strefa testowa KSeF oraz środowisko produkcyjne KSeF.

Obecnie to przedsiębiorca decyduje, czy wystawić tradycyjną fakturę papierową czy nową ustrukturyzowaną. Od 2024 roku faktury ustrukturyzowane staną się obligatoryjne. Warto więc wykorzystać pozostały czas i obecne uruchomienie KSeF. Możliwe bowiem, że firmy bazujące na komercyjnych programach będą musiały je dostosować do wymogów KSeF. Ujednolicenie systemów nie zawsze będzie proste, zwłaszcza w dużych międzynarodowych grupach kapitałowych. Przystosowanie systemów może okazać się czasochłonne i wiązać z dodatkowymi nakładami finansowymi, nie należy zatem odkładać tych działań na później.

Jak możemy pomóc? Sprawdź naszą usługę – Wystawianie faktur