Nowe obszary optymalizacji procesów biznesowych
Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM – Business Process Management) dotychczas było wykorzystywane przede wszystkim do podnoszenia efektywności przedsiębiorstw. W dobie rosnących problemów z rekrutacją wykwalifikowanych pracowników, coraz częściej wspiera firmy w radzeniu sobie z sytuacją braku wystarczających zasobów do realizacji kluczowych procesów, np. szybkim wdrażaniu nowo zatrudnionych czy budowaniu organizacji, w której pracownicy efektywnie dzielą się wiedzą.
Optymalizacja Human Capital Management oraz procesów księgowych
W ramach projektów realizowanych przez Crowe dla klientów wykonujemy analizy różnych obszarów biznesowych i realizowanych tam procesów biznesowych. Co ciekawe do tej pory zajmowaliśmy się głównie procesami związanym z działalnością podstawową organizacji, przede wszystkim z zakresu sprzedaży oraz jej wsparcia (np. zakupy czy magazyn). Obecnie klienci coraz częściej oczekują pomocy w obszarach związanych z HCM (Human Capital Management), czyli „miękkiego HR” czy księgowości. Oprócz analizy i optymalizacji procesów, procedur czy polityk obowiązujących w organizacjach, bazując na strukturze organizacyjnej i zakresach obowiązków, rekomendujemy rozwiązania określające skład i kompetencje zespołów, które będą realizować zoptymalizowane w ramach projektu procesy biznesowe.
Optymalizacja procesów obejmuje także analizę:
- przepływów dokumentów w procesach,
- wsparcia procesów przez ICT (Information and Communications Technology), czyli systemy informatyczne (np. ERP, DMS, CRM, BI) oraz infrastrukturę teleinformatyczną,
- ryzyka oraz możliwości mitygowania ich przez odpowiednie procedury kontrolne.
Korzyści z optymalizacji procesów
Efektywne zarządzanie procesami niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści dla organizacji. Pozwala nie tylko lepiej wykorzystywać posiadane zasoby, ale także zapewnia skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności i redukcję kosztów.
Przykładowe efekty optymalizacji procesów:
- Dział Księgowości:
- Obsługa na wysokim poziomie takiej samej lub większej liczby dokumentów przy 25% zmniejszeniu stanu zatrudnienia (np. w skutek odejścia na emeryturę).
- Wzrost jakości i szczegółowości danych kontrolingowych przekazywanych do zarządu.
- Łatwiejsze i szybsze przygotowanie danych dotyczących procesu dla audytorów wewnętrznych i zewnętrznych ze wskazaniem ryzyk i kontroli, które mają je zmitygować.
- Szybsze wdrożenie nowych pracowników, na podstawie opisanych procesów i procedur.
- Dział HR:
- Przyśpieszenie procedury zatrudnienia pracownika wraz ze skompletowaniem całej dokumentacji wymaganej przez obowiązujące przepisy, również w przypadku pracowników zagranicznych.
- Usprawnienie procesu on-boardingu wraz z przygotowaniem stanowiska pracy z odpowiednim wyposażeniem oraz kartą dostępu do biura i uprawnieniami do systemów informatycznych.
- Pozostałe korzyści:
- Podniesienie świadomości procesowej organizacji.
- Centralizacja elektronicznego repozytorium procesów dla wszystkich uczestniczących w procesach pracowników.
- Możliwość łatwego dzielenia się wiedzą organizacji.
- Szybkie reagowanie na zmiany otoczenia biznesowego dzięki opisanym w procesach interakcjom z tym otoczeniem.
- Podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstwa.