KSeF – projekt nowelizacji. Jakie zmiany w e-fakturowaniu?
KSeF – etapowe wdrożenie e-fakturowania
Opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji projekt ustawy zmieniającej ustawę o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw dotyczy istotnych zmian we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.
Jedno z najważniejszych założeń projektu określa etapowe wprowadzenie obowiązku e-fakturowania w KSeF dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT:
- Od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln PLN,
- Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Dzięki wdrażaniu KSeF etapami, przedsiębiorcy zyskają czas na dostosowanie swoich systemów informatycznych i procesów biznesowych do nowych wymogów.
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj także: Finalne konsultacje KSeF a wdrożenie systemu e-faktur
Przygotowanie do KSeF – czas na niektóre rozwiązania do 31 lipca 2026 r.
W projekcie znalazło się także inne ważne postanowienie. Ustawodawca proponuje odroczenie, do 31 lipca 2026 r., niektórych innych rozwiązań dotyczących KSeF, m.in.:
- Wprowadzenia obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, w tym także za faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności - przedsiębiorcy nie będą musieli podawać numeru KSeF w tytule przelewu za e-fakturę aż do 31 lipca 2026 r.;
- Obowiązku wystawiania w KSeF faktur z kas rejestrujących - faktury wystawiane z kas rejestrujących będą mogły nadal być wystawiane w dotychczasowej formie, bez konieczności integracji z KSeF, w terminie do 31 lipca 2026 r.;
- Kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF - przedsiębiorcy, którzy nie będą w pełni przestrzegać nowych przepisów KSeF do 31 lipca 2026 r., nie zostaną obciążeni karami finansowymi.
Przedłużenie terminów ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowania się do nowego systemu. Powyższe odroczenia należy ocenić jako korzystne z punktu widzenia przedsiębiorców. Pozwolą one stopniowo dostosowywać się do nowych wymogów oraz pomogą firmom zminimalizować ryzyko związane z przejściem na obowiązkowe e-fakturowanie.
KSeF: tryb offline do końca 2026 r.
Tryb offline stanowi możliwość wystawiania faktur bez konieczności stałego połączenia z systemem KSeF. Faktury wystawione w tym trybie mogą być przesyłane do systemu w późniejszym terminie, np. po przywróceniu połączenia z Internetem.
Ustawodawca zaproponował, aby do końca 2026 r. wszystkie podmioty, niezależnie od wielkości i rodzaju działalności, mogły korzystać z trybu offline.
Dla wielu firm, zwłaszcza tych mniejszych, jest to ważna informacja, bowiem możliwość fakturowania także w trybie offline ułatwi im adaptację do nowych wymogów. Wykorzystanie trybu offline w przypadku awarii nie będzie prowadzić do przerw w wystawianiu faktur.
Dotychczasowa forma faktur dla podatników "wykluczonych cyfrowo"
Podatnicy "wykluczeni cyfrowo", czyli ci przedsiębiorcy, którzy ze względu na niewielką skalę działalności (transakcje na niewielkie kwoty do 450 PLN dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży 10 tys. PLN miesięcznie), będą mogli nadal wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej, poza systemem KSeF w terminie do 30 września 2026 r.
Rozwiązanie to zapewnia równe szanse i wsparcie przede wszystkim dla mikroprzedsiębiorców, gdyż nie muszą oni od razu inwestować w nowe oprogramowanie lub sprzęt niezbędny do obsługi KSeF.
Faktury konsumenckie - możliwość ich wystawiania w KSeF
Faktury konsumenckie, czyli te wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, będą mogły być wystawiane w KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą mogli, na życzenie klienta, wystawić fakturę konsumencką elektronicznie w KSeF. Taka możliwość wyboru formy dokumentowania sprzedaży zwiększy elastyczność dokumentowania sprzedanych produktów i ułatwi przechowywanie dokumentów konsumentom.
Załącznik do faktury – dodatkowa funkcjonalność w KSeF
Odpowiedzią na potrzeby zgłoszone przez dostawców mediów, telekomunikacji oraz wystawców faktur zbiorczych, system KSeF zostanie rozszerzony o funkcję przesyłania załączników do e-faktur. Ta nowa funkcjonalność umożliwi dołączenie szczegółowych danych, takich jak zużycie energii czy usługi telekomunikacyjne, które są niezbędne dla prawidłowego rozliczenia podatku. Załączniki mają stanowić integralną część e-faktury i będą miały ściśle określoną strukturę elektroniczną.
Możliwość przesyłania faktur z załącznikiem ma być dostępna dla użytkowników systemu pod warunkiem złożenia odpowiedniego zgłoszenia (w API KSeF) w tym zakresie, a przesyłanie załączników do KSeF będzie dobrowolne. Weryfikacja zgłoszeń ma się odbywać w sposób zautomatyzowany.
Certyfikaty do kodów QR wcześniej
W celu zapewnienia ciągłości wystawiania faktur, nawet w przypadku problemów technicznych z KSeF, wprowadzona zostanie możliwość wcześniejszego pobierania certyfikatów wystawcy faktur. Certyfikaty te będą niezbędne do generowania faktur w sytuacjach awaryjnych lub podczas czasowego korzystania z innych systemów do wystawiania faktur. Ta nowa funkcjonalność będzie dostępna dla podatników od 1 listopada 2025 roku. Nie wymaga ona zmian w przepisach prawa, a jedynie uzupełnienie założeń technicznych KSeF.
Wyrównanie środowisk KSeF
Oprócz powyżej wspominanych rozwiązań planowana jest także modernizacja systemu. Zastąpienie obecnej, dobrowolnej wersji KSeF nowym rozwiązaniem technicznym pozwoli na symulację warunków obowiązujących od 1 lutego 2026 roku. Dzięki temu podatnicy będą mogli przetestować m.in. wystawianie faktur w trybie offline i ich późniejsze wprowadzanie do systemu. To pozwoli na wykrycie ewentualnych problemów i dostosowanie procesów biznesowych. Wymiana środowiska produkcyjnego KSeF ma nastąpić w IV kwartale 2025 r.
Zmiany w KSeF – kiedy publikacja ustawy?
Organem odpowiedzialnym za opracowanie projektu nowelizacji przepisów dotyczących KSeF jest Ministerstwo Finansów. Planowany termin publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw to I kwartał 2025 r., z obowiązkiem stosowania od 1 lutego 2026 r. Ważne jest, aby pamiętać, że projekt ustawy może ulec jeszcze zmianom, zwłaszcza w fazie konsultacji.
Podsumowując, przedstawione w projekcie nowelizacji ustawy o KSeF należy ocenić pozytywnie. Oczywiście, wprowadzenie obowiązku e-fakturowania będzie wymagać od przedsiębiorców pewnych inwestycji i zwiększonego nakładu pracy. Proponowane rozwiązania oznaczają pewne uproszczenia i korzyści zwłaszcza dla mniejszych podmiotów gospodarczych.
Wdrożenie KSeF – jak możemy pomóc Twojej firmie?
Proces wdrożenia KSeF to nie tylko inwestycja, to także kolejny krok na ścieżce rozwoju Twojej organizacji. Dlatego warto rozpocząć przygodę z KSeF już dziś i choć z jednej strony przejście na e-fakturowanie wymaga pracy i odpowiednich przygotowań, z drugiej stanowi szansę na zautomatyzowanie niektórych działań, szybsze zwroty VAT czy zwiększenie bezpieczeństwa danych.
Ostateczne powodzenie całego przedsięwzięcia może jednak zależeć od wielu czynników, warto więc rozpocząć prace przygotowawcze korzystając ze wsparcia doświadczonych ekspertów Crowe Polska.
Klientom oferujemy pełne wsparcie we wdrożeniu KSeF. Pomożemy określić i wprowadzić niezbędne działania zmierzające do płynnego przejścia na KSeF. Nasze portfolio usług podatkowych to szeroki wachlarz możliwości współpracy, w tym także wygodna usługa KSeF hotline, w ramach której klient zyskuje szybki dostęp do naszych ekspertów.
Doradztwo KSeF – przygotuj się z nami na zmiany!
