KSeF a faktury od i dla firm z zagranicy
KSeF a faktury z zagranicy
Co do zasady, Krajowy System e-Faktur nie służy do raportowania faktur. Faktury otrzymane od zagranicznych dostawców niemających obowiązku korzystania z KSeF nie będą pojawiać się w systemie.
KSeF bowiem z założenia przeznaczony jest dla:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
- podatników zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT.
Podatnicy zagraniczni, którzy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (VAT-fixed establishment) są zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. Obowiązek ten został jednak przez ustawodawcę ograniczony do sytuacji, w których stałe miejsce prowadzenie działalności zagranicznego podatnika w Polsce bierze udział w dostawie towarów lub usług. W sytuacji, gdy fixed establishment nie uczestniczy w dostawie towarów lub usług podatnik zagraniczny nie musi wystawiać faktur w KSeF.
Co istotne, dla zagranicznych podatników przewidziano również szczególną metodę nadawania uprawnień do KSeF. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF, w przypadku podmiotów (również krajowych), które z przyczyn technicznych nie mogą nadać uprawnień do KSeF elektronicznie, możliwe jest złożenie zawiadomienia o nadaniu uprawnień w wersji papierowej.
Chodzi tu o zawiadomienie ZAW-FA, na mocy którego podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF, czyli wystawiania faktur w imieniu podmiotu, dostępu do faktur oraz do nadawania i odbierania uprawnień. ZAW-FA może dotyczyć tylko jednej osoby fizycznej.
Należy podkreślić, że nadanie uprawnień przez ZAW-FA jest metodą szczególną. Co do zasady, Podatnicy mogą nadawać uprawnienia tylko elektronicznie przez KSeF.
KSEF a faktury dla zagranicznych kontrahentów
Inaczej sytuacja kształtuje się w przypadku wystawiania faktur dla kontrahentów z zagranicy. O ile w przypadku faktur od większości zagranicznych podatników nie trzeba korzystać z KSeF, to faktura dla podmiotu zagranicznego będzie wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 roku.
Ważne, aby sprawdzić czy odbiorca faktury ma dostęp do KSeF. Jeśli takiego dostępu nie ma, faktura wystawiona przez Krajowy System e-Faktur powinna zostać opatrzona kodem QR i przekazana poza KSeF. Można to będzie zrobić na przykład przy użyciu poczty elektronicznej (w sposób uzgodniony wcześniej z odbiorcą).
W pierwotnej wersji ustawy wprowadzającej KSeF ministerstwo finansów zamierzało publikować na białej liście podatników VAT informacje o podmiotach posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, tj. zobowiązanych do korzystania z KSeF. Ostatecznie jednak zrezygnowano z tego rozwiązania.
Brak publicznej informacji o zagranicznych podatnikach mających dostęp do KSeF rodzi dodatkowe obowiązki po stronie polskich przedsiębiorców. Od 1 lipca 2024 r. przed wystawieniem faktury na rzecz zagranicznego podatnika, należy potwierdzić, czy podatnik ten ma obowiązek odbioru faktur przez KSeF (czy stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczy w odbiorze towarów lub usług).
KSeF a faktury w walucie obcej dla polskiego kontrahenta
Kolejna istotna dla przedsiębiorców kwestia związana z KSeF dotyczy wystawiania faktur w walucie obcej, których odbiorcą jest podmiot krajowy. Czy w takiej sytuacji należy przeliczać kwotę na złotówki? W jakim polu wykazać kwotę w obcej walucie?
Otóż, w przypadku, gdy podmiot wystawia fakturę w KSeF w walucie obcej dla kontrahenta z Polski należy kwotę w fakturze określić wyłącznie w wybranej walucie obcej. Walutę podatnik określa wypełniając m.in. pole KodWaluty.
Przeliczenie na kwot faktury na złotówki dalej odbywać się będzie na dotychczasowych zasadach. Przeliczone wartości powinny zostać uwzględnione w e-fakturze, zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT:
Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
KSeF – skorzystaj z pomocy naszych ekspertów
Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Jak przygotować się na zmiany przepisów? Te pytania niezmiennie nurtują przedsiębiorców w obliczu nadejścia obowiązkowego KSeF.
Zapraszamy do obejrzenia nagrań z naszych webinarów – Wdrożenie KSeF – najważniejsze kwestie prawne i podatkowe oraz KSeF in Poland – jak przygotować się do wdrożenia zmian? – podczas których nasi eksperci odpowiedzieli na najczęściej pojawiające się pytania firm dotyczące kwestii związanych z KSeF.
Sprawdź też naszą usługę: KSeF – wsparcie dla firm
Przygotowaliśmy dla Państwa również szeroki wachlarz usług outsourcingu księgowości, w ramach których udzielimy Państwu pomocy w procesie wystawiania i dystrybucji faktur.
