Firmy będą weryfikowały status podatnika dla KSeF 

Bez KSeF dla konsumentów i podmiotów zagranicznych

Na wstępie przypomnijmy, że w pierwotnym projekcie ustawy o KSeF zakładano, że przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur w KSeF również na rzecz konsumentów (B2C). Ostatecznie projekt zmieniono i zgodnie z aktem przyjętym przez Sejm, faktury ustrukturyzowane należy wystawiać tylko dla przedsiębiorców. Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnieni są również zagraniczni podatnicy.

W nowelizacji ustawy o KSeF wprowadzono jednak wyjątek dotyczący firm posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium Polski. Zaznaczamy, że stałe miejsce prowadzenia działalności (ang. VAT fixed establishment) nie jest tożsame z miejscem siedziby czy rejestracji. Do powstania stałego miejsca prowadzenia działalności konieczne jest spełnienie określonych przesłanek dotyczących faktycznej działalności. Jeżeli te przesłanki nie zostały spełnione i przedsiębiorca nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, to nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur poprzez KSeF.

W pozostałych przypadkach podatnik musi zapewnić nabywcy dostęp do e-faktury w Systemie. Jeżeli nabywca używa KSeF, to co do zasady, otrzyma dostęp do faktury bezpośrednio poprzez System. W przypadku, gdy na nabywcy nie ciążą obowiązki związane ze stosowaniem e-faktur, wystawca będzie zobowiązany zapewnić takiemu nabywcy dostęp do e-faktury w inny sposób, najczęściej poprzez oznaczenie faktury kodem QR.

Jak możemy pomóc? Poznaj naszą usługę: KSeF – wsparcie dla firm

Kiedy kod QR musi być na fakturze?

Podatnik wystawiający faktury dla osób niekorzystających z KSeF jest zobowiązany do opatrzenia faktury ustrukturyzowanej odpowiednim kodem. Kod ma umożliwiać bieżący dostęp do e-faktury w Systemie. 

Oprócz opisanych wyżej przypadków, gdy nabywca nie ma obowiązku używania KSeF, e-fakturę oznacza się kodem przy każdym jej użyciu poza KSeF. Utrwalenie e-faktury w innej niż ustrukturyzowanej postaci (np. wydruk lub PDF) będzie, co do zasady, wymagało opatrzenia jej kodem zapewniającym dostęp do niej w Systemie. W praktyce faktury będą oznaczane kodami QR, które po zeskanowaniu powinny przenosić nabywcę do odpowiedniej strony Systemu.

Nabywcę trzeba będzie zweryfikować

Firmy wystawiające e-faktury muszą zapewnić bieżący dostęp do tych dokumentów dla wszystkich nabywców. Co do zasady, czynni podatnicy VAT będą zobligowani do wystawiania i odbioru e-faktur w Systemie. Podczas fakturowania podatnika VAT czynnego, e-faktura będzie zatem przesyłana w KSeF. 

Sytuacja wygląda odmiennie w przypadku nabywcy zwolnionego z VAT. W okresie przejściowym do 31 grudnia 2024 r., obowiązkowym KSeF nie będą objęci podatnicy korzystający z podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia z VAT. Podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą zatem wystawiać faktur w KSeF ani ich odbierać. Jednocześnie, jak wspomnieliśmy, wystawienie faktury dla osoby niemającej obowiązku używania KSeF, co do zasady wymaga opatrzenia e-faktury kodem QR. Co za tym idzie, obowiązek znakowania dokumentów dotyczy również e-faktur wystawianych w okresie przejściowym na rzecz nabywców zwolnionych z VAT.

Obecna konstrukcja przepisów wymaga zatem od podatników weryfikacji statusu nabywcy przed wystawieniem faktury.  Jeżeli zwolniony z VAT nabywca, wyrazi zgodę na przesłanie e-faktury poprzez KSeF to podanie kodu identyfikującego e-fakturę nie będzie obowiązkowe. Jeżeli natomiast dostawca nie zweryfikuje statusu nabywcy i/lub nie potwierdzi innego sposobu otrzymania e-faktury, to konieczne stanie się zapewnienie takiemu nabywcy dostępu do Systemu poprzez podanie mu kodu QR.

Wystawcy faktur będą zatem zmuszeni do sprawdzenia czy nabywcy są podatnikami czynnymi, a jeżeli korzystają ze zwolnienia, potwierdzenia, czy podanie kodu dostępu do e-faktury jest konieczne. Aktualnie, weryfikacja statusu nabywcy możliwa jest jedynie za pośrednictwem białej listy podatników VAT. Również w obecnej wersji KSeF nie ma możliwości automatycznego sprawdzenia statusu nabywcy. Przeprowadzenie takiej weryfikacji będzie zatem wiązać się z dodatkową pracą po stronie wystawcy faktury.

Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Jak przygotować się na zmiany przepisów? Zapraszamy do obejrzenia nagrania z naszego webinaru – obejrzyj nagranie z webinaru KSeF in Poland – jak przygotować się do wdrożenia zmian?