Il volontariato nel Terzo Settore: caratteristiche e adempimenti necessari
L’art. 17 CTS fornisce una chiara definizione della figura del volontario, connotato dalle seguenti caratteristiche:
- Incompatibilità con qualsiasi forma di rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato, o tramite il quale svolge la propria attività volontaria;
- Svolgimento di attività personale, spontanea e gratuita, senza fini di lucro diretto o indiretto ed esclusivamente per fini di solidarietà;
- Nessuna retribuzione, neppure da parte del beneficiario;
- Possibilità di ottenere il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l’attività e documentate, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’ente (i rimborsi possono essere riconosciuti anche a fronte di autocertificazione ex art. 46 DPR 445/2000, purchè non superino l’importo di € 10,00 giornalieri e € 150,00 mensili e l’organo competente deliberi in merito alla tipologia di spese e alle attività di volontariato per le quali ciò è consentito);
- Diritto a forme di flessibilità orarie e turnazione per i lavoratori che intendono svolgere attività di volontariato in un ETS.
A tutti gli enti del Terzo Settore è riconosciuta la possibilità di avvalersi di soggetti che svolgono attività di volontariato in maniera occasionale o continuativa, dovendo in entrambi i casi assicurarli per responsabilità civile verso terzi, malattie e infortuni connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato (art. 18 CTS).
Sebbene l’iscrizione nell’apposito registro sia espressamente richiesta solo per i volontari che svolgono attività in via continuativa, risulta comunque opportuno iscrivere anche gli occasionali, vista la necessità di tenere traccia dei dati degli stessi al fine di attivare le coperture assicurative richieste.
Ma quali caratteristiche deve avere il registro dei volontari per essere compliant con la normativa di riferimento?
In primo luogo, occorre precisare che il Registro dei volontari non coincide con il Libro degli associati: i volontari che per l’ente svolgono attività di volontariato, e che sono obbligatoriamente assicurati, NON necessariamente devono essere anche associati all’ente.
Allo stesso modo, non tutti gli associati prestano effettivamente attività di volontariato, e pertanto non tutti gli associati necessitano di una copertura assicurativa per l’attività svolta.
CARATTERISTICHE DEL REGISTRO VOLONTARI
Per ciascun volontario occorre indicare i seguenti dati:
- il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
- la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;
- la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.
Prima di essere messo in uso, il registro dei volontari deve essere:
- numerato progressivamente;
- bollato (vidimato) in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato.
È riconosciuta la possibilità di tenere un registro elettronico o telematico in luogo di quello cartaceo, anche messo a disposizione dalle reti associative cui l’ente aderisce: in questo caso la rete potrà avere accesso al sistema, ma l’unico titolare del registro è l’ente intestatario, che dovrà essere l’unico a poter provvedere all’inserimento e alla modifica dei dati ivi contenuti.
L’uso dei registri telematici è concesso a condizione che “assicurino l'inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all'art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile” (cfr. Decreto 6 ottobre 2021). In questo caso gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione sono assolti mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale del legale rappresentante o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Con una recente nota (n. 809 del 20 gennaio 2025), il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha fornito chiarimenti rispetto alla tenuta del registro volontari da parte di enti che hanno pluralità di sedi operative territorialmente distanti, precisando che per gli stessi è consentita l’istituzione di registri dei volontari relativi alle singole sedi, “a condizione che ciò avvenga con modalità tali da garantire l’assolvimento degli obblighi di registrazione e assicurazione dei volontari e la certezza delle scritture. Conseguentemente, gli eventuali registri “di sede” dovranno essere regolarmente vidimati; resterebbero altrimenti mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l’esterno e di qualunque valore probatorio”.
Risulta comunque opportuno che presso la sede principale dell’ente che ha istituito uno o più registri dei volontari relativi alle sedi secondarie sia conservata, unitamente al registro principale, copia del frontespizio di ciascun registro secondario, con annotazione degli estremi di vidimazione (autorità che ha effettuato la vidimazione e data della stessa) e della data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo.