Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili: più che un obbligo, un'opportunità

In questo articolo, Pierpaolo Pescarmona, Partner di Crowe Bompani Advisory Srl, illustra l'importanza dell'adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile.

Dal 16/02/2019 l’articolo 2086 del Codice Civile è stato integrato con il secondo comma che recita:

…..

2. “L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”

Trattasi di una norma che prescrive un’attività dell’imprenditore, finalizzata alla conservazione della “continuità aziendale”, già «codificata» nel tempo dalla Giurisprudenza. 

Vediamo pertanto di cosa si tratta:

Assetto   organizzativo,   amministrativo e   contabile ovvero l’insieme di disposizioni, procedure e prassi operative adeguate alla natura e alle dimensioni dell’impresa idonee a consentire lo sviluppo dell’impresa, garantendo:

• l’equilibrio del sistema aziendale (continuità aziendale),
• il raggiungimento degli obiettivi definiti dai responsabili della governance,
• la conformità a quanto previsto da leggi, regolamenti e disposizioni statutarie.

Più in dettaglio:

• Cosa si intende per Assetto organizzativo? Esso si struttura in un duplice registro:
  1. Corporate Governance esplicitata tramite l’individuazione, la definizione delle responsabilità delle gerarchie nonché il funzionamento ed i flussi informativi degli organi di amministrazione e di controllo;
  2. Organigramma funzionale ispirato a garantire separazione funzioni, poteri definiti, coerenza poteri/deleghe, procedure efficaci ed efficienti, personale adeguato ai processi che garantiscono il raggiungimento della mission aziendale.

• Cosa si intende per Assetto amministrativo: è l’insieme di Strumenti coordinati di pianificazione e controllo (piani, budget e reporting) finalizzati a produrre tempestivamente e predittivamente indicatori indispensabili a comprendere la prevedibile evoluzione della situazione aziendale; ovvero la Funzione pianificazione e controllo finalizzata a produrre informazioni consuntive e predittive a supporto delle scelte gestionali.

• Cosa si intende per Assetto contabile: è l’insieme degli Strumenti di rilevazione dei fatti aziendali finalizzati alla rappresentazione periodica, tempestiva e veritiera della situazione patrimoniale, economica e finanziaria nel rispetto del sistema normativo di riferimento; ovvero la Funzione contabile finalizzata alla verifica delle performance, ad eventuali alert, alla formazione del bilancio.

Ricapitolando:

Un adeguato assetto organizzativo amministrativo contabile consente una visione strategica dell’azienda ponendo l’attenzione su:

Appare pertanto evidente che un adeguato assetto organizzativo amministrativo contabile non è solo una necessità dettata dalla normativa (art. 2086 c.2), ma principalmente l’opportunità di disporre di un insieme di disposizioni, procedure e prassi operative utili per l’efficace ed efficiente perseguimento degli interessi di tutti gli stakeholder.

Infine è bene rammentare che un adeguato assetto organizzativo amministrativo contabile è condizione imprescindibile per disporre di tutte le informazioni e documenti necessari per la redazione di un piano di risanamento della crisi di impresa previsto dal nuovo istituto della composizione negoziata (check list - sezione II dell’allegato al Decreto Dirigenziale del Ministero della Giustizia del 28.09.2021).

Al fine di meglio comprendere la tematica in argomento è inoltre utile analizzare alcune delle principali inadeguatezze che possono caratterizzare un assetto Organizzativo Amministrativo Contabile  richiamando sinteticamente la sentenza del Tribunale di Cagliari del 19 gennaio 2022, con la quale, a seguito di un'ispezione dell'amministrazione della società, sono state riscontrate specifiche carenze (imputabili all’Organo Amministrativo), di seguito riepilogate:

Inadeguatezza dell'assetto organizzativo

• organigramma non aggiornato e che difetta dei suoi elementi essenziali;
• assenza di un mansionario;
• inadeguata progettazione della struttura organizzativa e polarizzazione in capo a una o poche risorse umane di informazioni vitali per l'ordinaria gestione dell'impresa (ufficio amministrativo);
• assenza di un sistema di gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali.

Inadeguatezza dell'assetto amministrativo

• mancata redazione di un budget di tesoreria;
• mancata redazione di strumenti di natura previsionale;
• mancata redazione di una situazione finanziaria giornaliera;
• assenza di strumenti di reporting;
• mancata redazione di un piano industriale.

Inadeguatezza dell'assetto contabile

• contabilità generale che non consente di rispettare i termini per la formazione del progetto di bilancio e per garantire l'informativa ai sindaci;
• assenza di una procedura formalizzata di gestione e monitoraggio dei crediti da incassare;
• analisi di bilancio unicamente finalizzata alla redazione della relazione sulla gestione;
• mancata redazione del rendiconto finanziario.

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