Facture électronique : toutes les entreprises y compris les micro-entreprises seront concernées au 1er janvier 2020 !
A compter du 1er janvier 2020, toutes les entreprises y compris les micro-entreprises fournisseurs (de biens ou de prestations) de l'Etat, des collectivités locales et des établissements publics, devront émettre et transmettre les factures à leurs clients publics en format électronique.
Quelles entreprises concernées au 1er janvier 2020 ?
Il s’agit des entreprises du secteur privé de toutes tailles qui émettent des factures à destination de clients publics (Etat, collectivités locales et des établissements publics). En effet, à compter du 1er janvier 2020, les très petites entreprises (moins de 10 salariés) devront également appliquer cette disposition.
Quelles sont les modalités d’émission des factures électroniques ?
Les factures électroniques doivent respecter un certain formalisme et comporter notamment les mentions suivantes :
1. La date d'émission de la facture
2. La désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture
3. Le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l'émetteur
4. En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l'engagement généré par le système d'information financière et comptable de l'entité publique
5. Le code d'identification du service en charge du paiement
6. La date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
7. La quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés
8. Le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y a lieu, leur prix forfaitaire
9. Le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération
10. Le cas échéant, les modalités particulières de règlement
11. Le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires
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Depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions doivent obligatoirement figurer sur les factures selon l’ordonnance du 24 avril 2019 du Code du Commerce :
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Comment transmettre les factures électroniques aux clients publics ?
Afin de répondre à cette obligation, l’Etat a mis à disposition des entreprises un portail Internet de facturation appelé Chorus Pro.
Cet espace propose au fournisseur plusieurs façons d’échanger avec ses clients publics en fonction du volume de factures à traiter :
- Transmission des données de la facture via un formulaire en ligne
- Dépôt en masse ou transmission en mode connecté (EDI) d’un ensemble de factures PDF regroupées à l’intérieur d’un fichier XML.
- Transmission via un mode Service (API) permettant d’intégrer les services du Portail au système d’information du fournisseur
A noter qu’il est possible pour un fournisseur de combiner plusieurs modes de transmission des factures.
Quelles obligations pour les relations entre entreprises du secteur privé ?
La loi Macron du 6 août 2015 prévoyait une extension de cette obligation aux entreprises du secteur privé, sans que cela n’ait été à ce jour encore validé définitivement.
Les entreprises du secteur privé peuvent cependant émettre leurs factures par voie électronique. Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
L’entreprise émettant une facture sous format électronique doit par ailleurs s’assurer d’en garantir l’authenticité de la provenance, leur bonne lisibilité ainsi que l’intégrité de leur contenu en optant pour l’une des trois solutions suivantes :
- La signature électronique (solution légale et certifiée)
- L’échange de données informatisé (EDI) pour dématérialiser et transmettre vos factures
- La piste d’audit fiable (PAF), qui apporte la preuve de la validité des factures. Pour cela, il faut mettre en place des contrôles en interne documentés pour pouvoir justifier et retracer complètement chaque étape du processus de facturation.
En l’absence de respect de ces règles, l’entreprise prend un risque fiscal et pénal :
- Impact sur le droit à déduction de la TVA, et de la charge
- Risque de sanctions fiscales et d'une amende dorénavant de nature administrative en cas de manquements aux mentions obligatoires
Vos interlocuteurs habituels se tiennent à votre disposition pour toute question sur ce sujet.