Nueva normativa sobre los programas de facturación en España: El Reglamento VERI*FACTU
El 28 de octubre de 2024 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa, enmarcada en el contexto de lucha contra el fraude fiscal, pretende asegurar que las herramientas de facturación utilizadas en el país garanticen la integridad, trazabilidad, y autenticidad de los registros contables, lo que impide su alteración o manipulación indebida.
Si bien en esta orden se incorpora el desarrollo reglamentario que determinará el inicio exacto del período de adaptación, la normativa que regula estas obligaciones ya había sido publicada previamente junto con los plazos de aplicación.
El Real Decreto 1619/2012 regula las obligaciones de facturación en España. Es la normativa básica que establece cómo deben documentarse las transacciones y detalla los requisitos de las facturas, tanto en papel como en formato electrónico, para garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad. Este reglamento fue la base de las normas de facturación vigentes en el país y se ha actualizado en varias ocasiones para adaptarse a la digitalización.
Este Real Decreto recoge, entre otros, los siguientes aspectos:
- Tipos de Facturas: Define dos tipos de facturas, la factura ordinaria y la factura simplificada, esta última utilizada para operaciones de menor valor.
- Factura Electrónica: Establece los requisitos de autenticidad e integridad para las facturas electrónicas, permitiendo el uso de tecnologías como la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos (EDI).
- Contenido Obligatorio: Detalla los elementos obligatorios que deben incluir las facturas, como el número y serie, fecha de emisión, y desglose de impuestos, entre otros.
- Obligación de Conservación: Regula cómo deben conservarse las facturas y otros documentos relacionados, y establece las normas para su almacenamiento en formato digital, asegurando su accesibilidad para la administración tributaria.
El objetivo del Real Decreto 1619/2012 era asegurar una documentación estandarizada de las operaciones y permite a la Agencia Tributaria verificar fácilmente la autenticidad de las facturas, combatiendo así el fraude fiscal.
Por su parte, el Real Decreto 1007/2023 aprueba el Reglamento que establece los requisitos para los sistemas informáticos de facturación. Publicado en diciembre de 2023, esta norma proporcionó el marco normativo básico para la implementación de sistemas de facturación más seguros, interoperables y alineados con la digitalización, respondiendo a las necesidades del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de la Unión Europea.
Este Real Decreto recoge, entre otros, los siguientes aspectos:
- Estándares de Integridad y Trazabilidad: Obliga a los sistemas de facturación a mantener registros confiables, sin posibilidad de manipulación. Exige que cada transacción quede documentada de forma completa y verificable.
- Lucha contra el fraude: Esta normativa se enmarca en un esfuerzo mayor para combatir el fraude fiscal, estableciendo mecanismos de control como los registros de alta y de anulación de facturas y herramientas de verificación como códigos QR y firmas electrónicas.
- Sistemas de Emisión Verificables (VERI*FACTU): Crea la modalidad VERIFACTU como una opción voluntaria para la remisión continua de registros a la Agencia Tributaria, facilitando el control tributario en tiempo real. Los sistemas VERIFACTU deben cumplir con una serie de exigencias específicas para asegurar que los registros remitidos sean precisos y auténticos.
Este reglamento introdujo cambios sobre el Real Decreto 1619/2012 en relación a las obligaciones de facturación, estableciendo que las facturas deben incluir ciertos elementos adicionales (como el código QR) y que los sistemas de facturación se ajusten a los nuevos estándares de seguridad y legibilidad.
El objetivo del Real Decreto 1007/2023 era la búsqueda de una transformación digital de los sistemas contables y de facturación en España, promoviendo la interoperabilidad, la trazabilidad y la seguridad, en línea con los objetivos europeos de digitalización.
En lo que respecta a la Orden HAC/1177/2024, publicada el 28 de octubre de 2024, sus aspectos principales son los siguientes:
- Requisitos Técnicos: Establece cómo deben ser las estructuras de datos, los procesos de encriptación y la gestión de eventos de los sistemas de facturación para que los datos sean confiables y accesibles.
- Componentes VERI*FACTU: La orden menciona los requisitos específicos para el sistema opcional VERI*FACTU, que permite a las empresas remitir directamente a la Agencia Tributaria registros de facturación. Este sistema tiene como objetivo facilitar la verificación de facturas y asegurar el cumplimiento tributario en tiempo real.
- Código QR y Declaración Responsable: Establece la obligación de incluir un código QR en las facturas para facilitar su verificación por parte de la AEAT. También regula la declaración responsable que deben emitir los proveedores de software para confirmar que su sistema cumple con los estándares.
- Estructura de Registros: La orden describe el contenido, formato y estructura específicos que deben adoptar los archivos de facturación y los registros de eventos. Además, se exigen procesos de firma electrónica y generación de huellas digitales para asegurar la inalterabilidad y trazabilidad de los datos.
A continuación, se detalla la relación entre los tres documentos descritos anteriormente, así como las principales diferencias:
- Marco Regulatorio Ampliado:
El Real Decreto 1619/2012 constituye la base reguladora para las obligaciones de facturación en España. Esta norma establece los requisitos generales para la emisión de facturas y la documentación de transacciones.
El Real Decreto 1007/2023 actúa como una extensión del Real Decreto anterior, actualizando y ampliando los requisitos de los sistemas de facturación en el marco de una digitalización necesaria para evitar el fraude y optimizar el control tributario. Introduce conceptos avanzados como el sistema VERI*FACTU y mecanismos para asegurar la inalterabilidad de los registros.
Por último, la Orden HAC/1177/2024 profundiza en el desarrollo técnico del Real Decreto 1007/2023, especificando los requisitos operativos y técnicos que deben cumplir los sistemas de facturación para alinearse con los nuevos estándares de digitalización.
- Implementación Progresiva de la Digitalización:
Mientras que el RD 1619/2012 permitió la utilización de facturas electrónicas, el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 llevan este concepto un paso más allá, exigiendo que los sistemas de facturación digital sean interoperables, seguros y permitan la remisión de registros a la Agencia Tributaria.
Esta normativa avanzada exige que las facturas incluyan un código QR y otros elementos que garanticen la veracidad de los datos, ayudando a la administración tributaria a recibir información en tiempo real y facilitando la verificación de los registros.
- Control y Trazabilidad Fiscal:
El RD 1619/2012 establece la base para la trazabilidad de los registros a través de la obligación de conservar facturas. Sin embargo, el RD 1007/2023 amplía esta idea, detallando que los registros deben ser inalterables y trazables.
La Orden HAC/1177/2024 implementa métodos específicos para esta trazabilidad, mediante el uso de firmas electrónicas, huellas digitales y la generación de registros de eventos, lo cual permite a la administración tener un mayor control sobre la autenticidad de los datos.
- Sistema VERI*FACTU y Remisión a la Agencia Tributaria:
El RD 1007/2023 introduce el sistema VERI*FACTU como un método opcional para que las empresas envíen en tiempo real sus registros de facturación a la Agencia Tributaria, permitiendo una supervisión más inmediata.
La Orden HAC/1177/2024 detalla cómo deben ser configurados estos sistemas VERI*FACTU, y define los procesos de autenticación y la infraestructura de conexión a la Agencia Tributaria.
- Adaptación a Normas Internacionales y Europeas:
El RD 1619/2012 ya tenía como base las directrices europeas, pero el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 refuerzan esta alineación internacional al incorporar estándares de interoperabilidad digital y procedimientos de control que faciliten la cooperación entre administraciones fiscales, alineándose con los objetivos de digitalización y transparencia de la Unión Europea.
Relacionado con las cuestiones tratadas en esta normativa, es importante recordar que en la Ley 11/2021, de 9 de Julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal ya se modificó el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, introduciendo una nueva obligación formal para los sistemas de facturación utilizados por empresarios y profesionales. Este artículo establecía que los sistemas informáticos que soportasen procesos contables, de facturación o gestión debían garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros sin interpolaciones ni omisiones, y sin alteraciones no registradas en el propio sistema y asegurar que los datos no pudiesen ser manipulados, lo cual reforzaba el control de la Administración Tributaria sobre la veracidad y exactitud de las transacciones económicas.
El Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 desarrollan estos principios introducidos por la Ley 11/2021, detallando, como hemos visto anteriormente, las especificaciones técnicas y requisitos funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación
La aplicación efectiva para que los programas de facturación cumplan con los requisitos del nuevo reglamento, se estableció de forma diferente en el RD 1007/2023, diferenciando entre los productores y comercializadores de los programas y el resto de los empresarios y profesionales que utilizamos los mismos:
- Productores y comercializadores de sistemas de facturación: deberán ofrecer productos adaptados al Reglamento en un plazo máximo de nueve meses tras la entrada en vigor de la orden ministerial, es decir, el 29 de julio de 2025.
- Empresarios y profesionales: deberán tener operativos sus sistemas de facturación adaptados al Reglamento antes del 1 de julio de 2025.
Estas fechas parecen incongruentes ya que la obligación para los empresarios y profesionales es anterior a la fecha límite que tienen los productores y comercializadores de estos sistemas para su puesta en marcha. Por tanto, se espera que la Agencia Tributaria haga una modificación normativa en la que retrase, al menos, un semestre, hasta enero de 2026, la obligación para empresarios y profesionales. Se prevé una entrada en vigor de forma escalonada, de modo que las empresas comiencen a remitir sus facturas a la Agencia Tributaria a partir del 1 de enero de 2026, y los autónomos lo hagan seis meses después, a partir del 1 de julio de 2026.
Es importante remarcar que esta normativa no se aplicará en los territorios forales (donde ya existen sistemas propios como el TicketBai) ni tampoco para las empresas que ya estén acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información).
Después de la entrada en vigor del SII, ahora llega esta normativa que, sin ninguna duda, va a poner las cosas más difíciles a los contribuyentes menos rigurosos. No sorprende que se esté valorando retrasar la entrada en vigor de esta norma, ya que los plazos establecidos en el Real Decreto y la Orden Ministerial, al encontrarse a mitad de año, podrían suponer un problema al tener que coexistir, seguramente, dos programas distintos en un mismo ejercicio.
Aunque todo apunta a que se aprobará el diferimiento de la entrada en vigor, conviene ponerse manos a la obra y estar técnicamente listo para cumplir con la normativa cuanto antes.