Cuenta atrás para la implementación del Sistema Ético de Denuncias
La transposición de la Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección del whistleblower o persona denunciante de infracciones cometidas en el seno de una organización de la "Directiva Whistleblower", se hará efectiva el próximo 17 de diciembre de 2021.
La cuenta atrás ha comenzado y las empresas todavía cuentan con un plazo prudente para la definición e implantación de un sistema ético de denuncias.En este sentido, para su implantación, efectividad y debida gestión, los sistemas éticos de denuncias se deben poder enmarcar dentro del entorno del cumplimiento normativo de las empresas.
Puesto que estas cuestiones generan muchas dudas, a continuación exponemos algunas preguntas para facilitar la comprensión del contexto y los requerimientos legales con relación al sistema ético de denuncias.
¿Quién puede ejercer la función de administración del sistema ético de denuncias?
Puede ser una persona, órgano o departamento tanto interno, como un empleado, el propio departamento de Compliance u otro dependiente o no de este, como externo, en virtud de contrato de servicios.
¿Cuáles son los requisitos y salvaguardas que se le aplican al sistema ético de denuncias?
Estos sistemas o canales de denuncia deben asegurar el cumplimiento de los siguientes atributos:
Confidencialidad. Estos canales deben estar diseñados, establecidos y gestionados de una forma segura que garantice que la confidencialidad de identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia esté protegida y a salvo de personal no autorizado.
Imparcialidad del investigador/a (de la persona o departamento que investigue) y su diligencia en el seguimiento de la investigación (también de denuncias anónimas, cuando así lo establezca el Derecho nacional en lo que respecta a estas cuestiones).
Exigencia de acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de 7 días.
Carácter investigador para poder dar feedback/respuesta al denunciante en un plazo de 3 meses, con las medidas previstas o adoptadas para seguir su denuncia y sobre los motivos de tal seguimiento; Esto significa que:
- La información debe ser clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes, instituciones, órganos u organismos de la Unión.
- Se debe poder denunciar por escrito, verbalmente, o de ambos modos, por vía telefónica o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante o por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable.
Para dar una solución que se ajuste a la normativa, y buscando siempre una solución ágil y accesible para las empresas, desde Crowe hemos invertido en el desarrollo de un canal de denuncias que cumple con estos requisitos para su implementación en nuestros clientes, manteniendo un alto estándar de protección de la información y datos personales.
Dentro de sus beneficios, este canal posibilita al denunciante la opción de realizar denuncias de forma anónima (sin necesidad de dejar datos personales) y anonimizada (pudiendo ocultar los datos personales) lo que permite una comunicación más fluida con el Compliance Officer, persona responsable de gestionar la solicitud.
La opción de anonimizar la conseguimos por medio de una de las funcionalidades más novedosas y dinámicas que posee, permitiendo una especie de chat entre denunciante y Compliance Officer donde, además de escribirse, podrán subir archivos referentes al caso. Cabe destacar, que toda esta información se encuentra encriptada en servidores de AWS, lo que la convierte en una plataforma con altos estándares de seguridad.
