Kuidas vältida tulekahjusid?
“Tulekahju tulekahju järel! Muud ma ei tee, kui võitlen tulekahjudega! Mul ei ole aega oma meeskonna jaoks, oma plaanide jaoks ega eluks..”,- jagas mu sõber minuga oma frustatsiooni, tassi kohvi kõrvale vesteldes. Kurb oli näha seda noort naist sellises stressiseisundis. Ma mäletan teda mõned aastad tagasi, energiline ja ideedest tulvil, ta oli just vastu võtmas uut väljakutset hakata osakonnajuhataks suures ettevõttes. Kuidas see juhtus, et andekas ja pühendunud inimene paari aastaga nii läbi põles? Mis rolli omab tulekahjude kustutamine selles? Kas tulekahjude kustutamine on üks stressi põhjustajatest, mida on võimalik ettevõttes vältida või õigesti juhtida? Ajurünnak teemal, kuidas võidelda tulekahjude kustutamisega, algab.
Pidevad tulekahjud ei ole OK!
Nagu alati, algab kõik ülevalt. Mul oli ja on seni au töötada suurepäraste juhtidega. Neil kõigil on midagi ühist. Tõelised juhid saavad aru, et asjad võtavad aega. Imesid ei juhtu lihtsalt sellepärast, et CEO nipsutab sõrmi nõudes, et midagi saaks tehtud. Asjad võtavad aega. Plaanid võivad ja peaksidki olema ambitsioonikad, aga siiski realistlikud.
Ma olen näinud inimesi, kes töötasid tulekustutamise režiimil. Pärast mõnda aega kaotavad nad normaalse töötempo juures võime olla produktiivsed, neil on vaja uut portsu adrenaliini, et tegutseda. See aga muutub pikas perspektiivis ebatervislikuks ja hävitavaks. Võibolla on pideva tulekahjude kustutamise kultuur levinud organisatsioonides, kus juhid on harjunud sellisel režiimil töötama? Igaljuhul, kui tulekahjude kustutamine on sinu töö juures tavaline juhtimisviis ja sa ei saa seda muuta, siis minu nõuanne on- jookse kiiresti ja jookse kaugele. Leidub küllalt ettevõtteid, mida juhivad tõelised juhid.
Kuhu su aeg kulus?
Mõned aastad tagasi ma taipasin, et midagi on mu töögraafikus valesti. Ma kulutasin päevi koosolekutest osa võttes ja tegeledes kiireloomuliste ülesannetega. Mu to do list muutus üha pikemaks ja pikemaks, samal ajal oli “tehtud” osa mannetult lühike. Midagi pidi muutuma. Ma hakkasin oma tegevusi outlooki kalendris kategoriseerima.
Regulaarsed koosolekud märkisin roheliseks, administratiivsed ülesanded kollaseks, meeskonnaga suhtlemine oranžiga ja kiireloomulised asjad punaseks. Mitte midagi hulluks ajavat, lihtsalt poole tunni kaupa märkisin, et saaks oma päevast ülevaate. Tulemus oli šokeeriv. Kokkuvõtvalt selgus, et 60% minu ajast kulus koosolekutele ja e-mailidega tegelemine võttis veel 25%-30% mu tööajast ning mulle jäid naeruväärsed 10% alles, et päriselt asju teha ja oma meeskonda toetada. Reaalsus oli karm aga samas oli see esimene samm, et muuta olukorda paremaks.
Suurepärane alternatiiv töö tegemisele
Me kõik teame seda nalja, et koosolekud on suurepärane alternatiiv päriselt töö tegemisele aga osadel juhtudel on see tõsi. Ma hakkasin väga kriitiliselt hindama vajadust minna koosolekutele, kuhu ma olin kutsutud. Kas mul on arutletava teema osas otsustusõigust? Kui ei, siis kas koosolekul osalemine on ainuke moodus antud teema kohta infot saada? Kas see koosolek on kooskõlas minu tööprioriteetidega? Kas see on väärt seda aega? Kui vastused olid ei, siis ma klassifitseerisin need koosolekud aja raiskamise alla, jätsin need vahele ja kulutasin selle aja palju väärtuslikemate tegevuste peale.
E-maili puhtus
Minu tööalase elu tumedamatel hetkedel sain ma üle 100 e-maili päevas, pooled neist vajasid mingisugust vastust. Lihtne kalkulatsioon: 150 kirja* 1 minut kirja kohta lugeda ja vastata teeb keskmiselt 2,5 tundi päevas või 30% tööajast. Kas te teete nalja? Igast tööpäevast vähemalt kolmandik kulutatud e-mailidele? Mõned mu kolleegid läksid lihtsama vastupanu teed- nad lihtsalt loobusid e-mailidele vastamast, ignoreerisid neid. Minu jaoks ei olnud see vastuvõetav. Otsus tuli organisatsiooni tasemel. Me kutsusime kokku koosoleku, seekord oli see seda väärt, ja leppisime kokku ettevõtte e-maili poliitika. Mõtle, kas e-mail on ehk asendatav lühikese kõnega. Kui kiri on saadetud suuremale grupile, märgi selgelt, kellele on kiri saadetud informatiivsel põhjusel ja kellelt sa vastust ootad. Nagu ka koosolekutega, austa enda ja teiste inimeste aega ja mõtle enne kirja kirjutamist ja saatmist selle vajalikkusele. Mõned lihtsad reeglid ja kaine mõistus säästavad märkimisväärse hulga aega.
Tee realistlik plaan
Parim moodus tulekahjude kustutamise vältimiseks on riskide ettenägemine ja tulekahju situatsioonide ennetamine. Et seda saavutada, vajad sa aega ja konkreetseid tegevusi. Peale oma aja vabastamist kasututest koosolekutest ja e-mailidest on aeg planeerida reaalseid tegevusi.
Varem olid mul ainult koosolekud kalendrisse märgitud. Nüüd ma koostasin järgmise kuu plaani, märkides kõik tegevused, mis mul oli vaja ära teha, alustades regulaarsetest koosolekutest nii meeskonna kui klientidega, lõpetades ajaga, mida mul oli vaja ettekannete ettevalmistamiseks või muu administratiivse ülesandega. Loomulikult võib olla oma planeeritud tegevuste suhtes paindlik ja võibolla isegi pigistada mõni kiireloomuline koosolek oma päevaplaani, aga plaan annab sulle selge ülevaate ajast, mida sul on vaja, et edasi liikuda. Samuti annab see suurepärase tunde, et sa kontrollid oma tegevusi, aega ja elu.
Prioriteetide nimekiri
Meie tööpäev, nagu ka meie aeg siin maailmas üleüldiselt, on limiteeritud. Sa võid suurelt unistada ja sul võib olla sadu ideid, aga sa pead oma eesmärgid, plaanid ja seotud tegevused tähtsuse järgi järjestama lühema aja jooksul. Varem ma koostasin prioriteetide nimekirja ühe kuu jaoks ja kooskõlastasin selle tööhierarhias kõrgemate võimudega. Konkreetne prioriteetide nimekiri aitab sul keskenduda olulisematele projektidele. Kui midagi väga kiireloomulist juhtub töö juures ette tulema, saad sa selgelt ja ausalt suhelda kõikide osapooltega, et sa küll tegeled selle kiireloomulise teemaga, aga see tähendab, et prioriteedid muutuvad ja midagi eelnevalt planeeritud lükkub hilisemaks. Aeg on piiratud. Pead oma energiat targalt kasutama, mitte kihutama ja läbi põlema.
Sel suvel ma matkasin Yosemite rahvuspargis, USA-s. Tulekahjude tõttu suleti mõneks päevaks metsades Glacier Pointi tee, mis on suurepärane vaatekoht Yosemite'i oru lähedal. Õnneks saadi meie sealviibimise viimasel päeval tuli kontrolli alla ja tee avati. Vaade kaljult koskedele ja mägedele oli hingekosutav ja majesteetlik. See oli üks nendest hetkedest, kus tunned ennast täielikult elavana ja lihtsalt naudid iga hetke selles imelises keskkonnas. Nagu reisideski, nii ka tööelus tuleb lihtsalt tulest jagu saada, et suurt pilti, uusi horisinte ja perspektiive näha.