Les règles d’une bonne tenue de comptabilité

Les règles suivantes peuvent mener à une bonne tenue de la comptabilité.

• Assurer l’exhaustivité des enregistrements :

La comptabilité se base essentiellement sur l’enregistrement des documents, et l’exhaustivité de ces derniers, passe obligatoirement par la disponibilité de l’ensemble des documents. Cela suppose le déploiement d’un bon système d’information permettant la circulation efficace des documents au sein de l’entreprise.

La comptabilité doit constituer le point d’atterrissage de l’ensemble des documents (à caractère financier) au sein de l’entreprise. 

Par exemple : le fait d’omettre une ou plusieurs factures établies par le  service commercial peut avoir un impact négatif sur la réalité des comptes de produit et sur le chiffre d’affaires déclaré avec tous les risques qui en découlent.

Le rassemblement des pièces doit se faire sur la base d’une procédure  permettant la transmission de l’ensemble des documents à la comptabilité.

• Mettre en place un échéancier de travail

Le comptable doit planifier ses travaux de saisie, d’analyse et de présentation.
Un calendrier mensuel permettra de suivre l’ensemble des étapes clés du processus de comptabilisation.

Ne pas hésiter à le mettre à jour et à l’adapter à chaque besoin.

Le calendrier doit être avec les échéances fiscales.

• Procéder a la comptabilisation périodique des opérations 

La saisie ou la comptabilisation proprement dite doit se faire d’une manière périodique, ce qui permettra d’alimenter le système en permanence et d’éviter les encombrements. Ceci facilitera l’étape d’analyse.

• Procéder a l’analyse périodique des comptes

Comptabiliser ne signifie pas de déverser l’information dans le système, c’est un travail basé plus sur l’analyse.

Ce travail va consister à analyse comptabilisée compte par compte et approcher avec les éléments d’autres comptes.

• Établir des clôtures périodiques 

Attendre la clôture annuelle peut s’avérer lourde de conséquences, car cela peut révéler des lacunes et des erreurs dans les opérations qui n’ont pas été éludées auparavant.

Établir des clôtures périodiques permettra de préparer la clôture annuelle. Ceci permettra de rassembler au maximum les documents et les pièces justificatives de chaque période et d’éviter la recherche de fin d’année. Aussi cela va permettre d’avancer sur l’analyse des comptes, et d’alléger l’opération d’analyse annuelle.

Il faut y aller sur des clôtures trimestrielles d’abord puis des clôtures mensuelles ensuite. Ceci permettra de préparer la clôture finale.

• Procéder au rapprochement avec les services de gestion

Pour atteindre l’objectif de réalité des comptes, il est très important de procéder au rapprochement périodique des soldes comptables avec ceux de la gestion.

Il faut noter que la réglementation exige la conservation de certains documents comptables et administratifs.

Le type de document à garder et la période de conservation doivent être définis.

Aussi, pour les entreprises de taille importante, il est évident de codifier tout ce processus à travers une procédure interne, au risque de voir l’interférence des différents services de l’entreprise impacter la qualité de la tenue des comptes.

Pour conclure, il ne faut pas oublier qu’une comptabilité bien tenue vous permet de faire des choix plus éclairés.