De la teoría a la práctica: facturación electrónica

La DIAN dio a conocer el proyecto que modificaría varios aspectos de la última resolución que reguló de manera integral el sistema de facturación electrónica e implementó el documento equivalente electrónico en nuestro país (Resolución 165 de 2023, en adelante la "Resolución 165").

Este proyecto pone en evidencia que el ideal de pasar al 100% a un sistema electrónico desconoce la realidad de las operaciones comerciales (como es el caso de los tiquetes de transporte) y las dificultades de acceso a internet en muchos municipios del país. Pasar de la teoría a la práctica en materia de facturación electrónica ha dejado varias lecciones para todos los actores de este ecosistema. Es innegable que la regulación sobre este asunto debe tener en cuenta el entorno del sujeto obligado, su capacidad operativa, tecnología, los recursos disponibles, necesidad de involucramiento de terceras personas y la falta de capacitación.

Puede evidenciarse, sin embargo, en este proyecto la intención de la Administración de reconocer estas realidades.

Cambios Propuestos:

• Idioma y Moneda en la Factura Electrónica: El proyecto reconoce la necesidad de flexibilizar el uso de diferentes monedas e idiomas en las facturas. Aunque el formato XML tendrá valor legal en español y pesos colombianos, la representación gráfica puede adaptarse a las necesidades del sujeto obligado, permitiendo otros idiomas y monedas.
  
  
• Emisión de Factura de Venta para Documentos Electrónicos: Se aclara que la opción de emitir factura electrónica de venta aplica tanto para documentos equivalentes tanto físicos como electrónicos.
  
  
• Extracto Electrónico: El plazo para la implementación del extracto electrónico se ampliaría al 1 de noviembre de 2024, facilitando la transición y comprensión de los requisitos técnicos.
  
  
• Billete de Transporte Aéreo de Pasajeros: Se propone un plazo de 48 horas para la generación y transmisión del documento equivalente electrónico del billete aéreo, reconociendo las limitaciones del Sistema de Distribución Global (GDS).
  
  
• Documento Equivalente Tiquete de Transporte Terrestre de Pasajeros: Se permitiría la expedición transitoria del tiquete en físico, con un plazo de 48 horas para la transmisión de la información en formato XML para validación de la DIAN.
  
  
• Documento Equivalente POS: Se unifica el procedimiento aplicable para la factura electrónica y el documento equivalente electrónico POS en caso de inconvenientes tecnológicos, y se redefine su denominación.
  
  
• Factura Física o de Talonario en Determinados Municipios: Se permite la expedición de factura física en municipios con limitaciones de conectividad, conforme a un listado actualizado anualmente por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  
  
• Servicios Públicos en Zonas Rurales y Urbanas: Se permite a las entidades que prestan servicios públicos en municipios menores, zonas rurales y urbanas con limitada conectividad seguir expidiendo documentos físicos si tienen menos de 1,000 usuarios o están en municipios con cobertura de internet limitada.

•  Profesionales de Compra y Venta de Divisas y Cheques de Viajero: Se especifican requisitos adicionales para la factura electrónica en operaciones de divisas, incluyendo tasa de cambio, nombre de la moneda, clase de operación, monto negociado, y código de debida diligencia del cliente.

• Responsabilidad de los Proveedores Tecnológicos: Se ajusta la redacción para clarificar que los proveedores tecnológicos son responsables por todos los servicios contratados con el sujeto obligado a facturar.

Recomendaciones

El incumplimiento de las normas en facturación electrónica conlleva sanciones significativas. Contar con asesoría especializada es crucial para cumplir adecuadamente con los requisitos y evitar penalidades.