Considérations fiscales liées au télétravail en temps de pandémie
Les informations contenues dans la publication ci-dessous étaient à jour au moment de sa publication. Les programmes en lien avec la COVID-19 évoluent en permanence et les informations pertinentes peuvent avoir changé depuis leur publication. Nous invitons les lecteurs à discuter de leur situation particulière avec leur conseiller Crowe BGK.
Les mesures gouvernementales liées à la prévention de la propagation du COVID-19 ont forcé plusieurs travailleurs canadiens à adopter le télétravail. Cette situation apporte son lot de questionnements concernant les dépenses fiscalement déductibles pour les employés ainsi que leurs employeurs.
Cette publication aborde les considérations fiscales découlant des diverses mesures prises par les employeurs canadiens afin de favoriser le travail à domicile de leurs employés pendant la pandémie de la COVID-19. Cette publication abordera également les directives émises par les autorités fiscales canadiennes aux employeurs et comment ceux-ci peuvent se préparer pour répondre aux nouvelles exigences introduites durant l’année 2020.
EMPLOYÉS - CONSIDÉRATIONS FISCALES LIÉES AU TÉLÉTRAVAIL
Remboursement par l’employeur – Avantage imposable
En règle générale, la Loi de l’impôt sur le revenu (« LIR ») prévoit que la valeur de tout avantage dont jouit un employé dans le cadre de son emploi doit être incluse dans son revenu d’emploi. La valeur attribuée à l’avantage sera sa juste valeur marchande. Cependant, les autorités fiscales ont adopté des règles particulières visant à déterminer ce qui constitue un avantage à inclure dans le revenu d’un employé. Généralement, pour qu'un avantage soit imposable pour un employé, ce dernier doit recevoir un avantage économique dont on peut déterminer la valeur monétaire et dont il est le bénéficiaire principal.
I. Frais de télécommunications
Si l’employeur rembourse à l’employé les frais liés à une entente de service de téléphone cellulaire ou d’Internet au domicile de l’employé uniquement afin que l’employé puisse assumer ses fonctions, il ne s’agira généralement pas d’un avantage imposable pour l’employé.
Cependant, si l’employé utilise le service de téléphone cellulaire ou d’Internet en partie pour des fins personnelles, la valeur de l’utilisation personnelle sera considérée un avantage imposable pour l’employé. Les autorités fiscales font exception pour le service de téléphone cellulaire si le coût du forfait est raisonnable, le forfait est un forfait de base avec un coût fixe et l’usage personnel du téléphone cellulaire par l’employés ne donne pas lieu à des frais supplémentaires au forfait. Dans ces circonstances, l’utilisation personnelle du téléphone ne sera pas considérée comme un avantage imposable pour l’employé.
Enfin, lorsque l’employeur paie une allocation pour les frais de télécommunications à l’employé, la valeur de l’allocation sera considérée comme un avantage imposable devant être incluse dans le revenu d’emploi de l’employé. À cette fin, tout paiement qu'un employé reçoit sans avoir à rendre compte de son utilisation est considéré être une allocation.
II. Équipement de bureau à domicile
Certains employeurs ont remboursé l’achat d’équipement de bureau à domicile durant l’année 2020 (tels que du mobilier de bureau ou du matériel informatique) afin que leurs employés puissent aménager leur espace de travail à la maison. Cette pratique constituerait normalement un avantage imposable. Cependant, l’Agence du Revenu du Canada (« ARC ») a mentionné que, dans le contexte de la COVID-19, elle acceptera qu’un remboursement par l’employeur pour l’achat de matériel informatique personnel jusqu’à concurrence d’un montant de 500$ ne constitue pas un avantage imposable pour l’employé qui le reçoit. Cette politique s’applique également à de l’équipement de bureau. L’ARC a précisé qu’afin de ne pas être considéré un avantage imposable, l’équipement de bureau ou le matériel informatique doit être nécessaire à l’employé lorsque celui-ci accomplit ses fonctions à partir de son domicile.
Revenu Québec a adopté une politique administrative au même effet.
III. Frais de déplacement
Dans le contexte de la COVID-19, lorsque le lieu de travail habituel d’un employé est son domicile, l’ARC a mentionné que le remboursement par l’employeur, ou le versement d’une allocation raisonnable pour les frais de navettage associés aux déplacements entre le domicile de l’employé et l’établissement de l’employeur ne constituera pas un avantage imposable pour l’employé.
Revenu Québec n’a émis aucun commentaire concernant les frais de déplacement ou de navettage.
Travail à domicile - Dépenses déductibles par l’employé
Un employé peut déduire de son revenu d’emploi des dépenses payées en lien avec un espace de sa maison consacré au travail à domicile dans la mesure où certaines conditions sont respectées. Afin de simplifier la façon de demander la déduction pour frais de bureau à domicile pour l’année 2020, l’ARC et Revenu Québec proposent deux méthodes pour calculer la déduction, soient la méthode détaillée ou la méthode à taux fixe temporaire.
I. Méthode détaillée
Un employé pourra choisir de calculer sa déduction pour frais à de bureau à domicile pour l’année 2020 selon la méthode détaillée si les conditions suivantes sont respectées :
1) L’employé a travaillé à partir de la maison en 2020 en raison de la pandémie de COVID-19 ou l’employeur a demandé à
l’employé de travailler de la maison;
2) L’employé n’a pas reçu et n’est pas en droit de recevoir de remboursement de l’employeur pour la totalité de ses
dépenses de bureau à domicile;
3) Le bureau à domicile est :
- Le lieu où l’employé accomplit principalement ses fonctions (plus de 50% du temps); ou
- Le bureau à domicile sert exclusivement à l’employé pour gagner un revenu d’emploi ET pour rencontrer des clients ou d’autres personnes de façon régulière et continue, dans le cours normal de l’exercice de ses fonctions; et
4) L’employé reçoit le formulaire T2200 (ou T2200S) attesté et signé par son employeur. Le formulaire TP-64.3 est
également requis pour les employés résidents du Québec.
Le formulaire T2200 (ou T2200S) attesté et signé par l’employeur n’a pas à être soumis avec la déclaration de revenus de l’employé. Cependant, l’employé devra en fournir une copie aux autorités fiscales sur demande. Le formulaire TP-64.3 doit, pour sa part, être joint à la déclaration de revenus de l’employé résident du Québec.
Concernant la première condition, l’ARC a précisé que lorsqu’un employé n’était pas obligé de travailler de la maison en 2020, mais que son employeur lui a donné le choix de le faire en raison de la pandémie de COVID-19, l’ARC considèrera que l’employé a travaillé de la maison en raison de la COVID-19.
L’ARC a également précisé qu’un employé qui a travaillé de la maison plus de 50% du temps pendant une période d’au moins 4 semaines sera considéré comme ayant rencontré la condition 3) ci-haut. Pour ce qui est des employés au Québec, Revenu Québec a confirmé qu’un employé en télétravail pendant la pandémie de COVID-19 sera considéré comme ayant atteint le seuil de 50 % pour la déduction des frais de bureau à domicile s’il a effectivement travaillé à domicile plus de 50 % du temps pendant la période visée.
Une fois qu’un employé a déterminé qu’il rencontre les exigences mentionnées ci-haut, il pourra déduire de son revenu d’emploi les dépenses suivantes qui n’ont pas été et qui ne seront pas remboursées par l’employeur :
a) Les fournitures qui ont été consommées directement dans l’accomplissement des fonctions de l’emploi, incluant :
- Les articles de papeterie et les cartouches d’encre;
- Les frais d’appels interurbains faits dans le cadre de l’emploi;
- Le coût d’un forfait de téléphone cellulaire dont l’utilisation est raisonnablement liée à l’exercice de ses fonctions (pour les employés au Québec, ces frais doivent être calculés en proportion de l’utilisation du téléphone cellulaire dans l’exercice des fonctions de l’emploi).
L’ARC a élargi la liste des dépenses admissibles à la déduction afin d’inclure les frais d’accès à l’internet résidentiel.
Les fournitures ne comprennent pas :
- Les frais d’appels interurbains faits dans le cadre de l’emploi;
- Le coût d’un forfait de téléphone cellulaire dont l’utilisation est raisonnablement liée à l’exercice de ses fonctions (pour les employés au Québec, ces frais doivent être calculés en proportion de l’utilisation du téléphone cellulaire dans l’exercice des fonctions de l’emploi);
- Le coût mensuel d’un accès au réseau Internet (pour les fins de la déclaration d’impôts du Québec seulement);
- Le coût mensuel d’un service de ligne de téléphone fixe;
- Le coût d’achat d’un téléphone cellulaire;
- Le coût d’achat ou de location d’un ordinateur et de mobilier de bureau; et
- L’amortissement du coût en capital ou les intérêts d’un emprunt contracté pour acquérir divers biens.
b) Les dépenses relatives à un espace consacré au travail à domicile, incluant :
- La portion du loyer qui correspond à l'utilisation de l'espace pour le bureau à domicile;
- Les coûts de l’électricité, du chauffage et de l’entretien associés au maintien du bureau à domicile.
Un employé ne peut pas déduire les taxes foncières, les primes d’assurance-habitation, les intérêts hypothécaires ni
l’amortissement du coût de l’immeuble.
Un calculateur est mis à la disposition des employés qui désire calculer leur déduction pour frais de bureau à domicile fédérale selon la méthode détaillée. Le calculateur est disponible via le lien ci-bas :
Les montants de frais de bureau à domicile qu’un employé peut déduire sont limités au revenu d’emploi gagné par l’employé auquel ces frais se rapportent. Ces dépenses ne peuvent être déduites d’un autre revenu. Si l’employé ne peut pas déduire tous ses frais de bureau à domicile dans une année, ceux-ci pourront être déduits dans l’année suivante si l’employé gagne un revenu d’emploi du même employeur.
Advenant un examen plus approfondi par les autorités fiscales, l’employé devra fournir les preuves soutenant les dépenses de bureau à domicile pour lesquelles une déduction a été réclamée dans le calcul de son revenu d’emploi.
II. Méthode à taux fixe temporaire
Un employé pourra réclamer une déduction pour frais de bureau à domicile dans sa déclaration de revenue 2020 selon la méthode à taux fixe temporaire (méthode simplifiée) si les conditions suivantes sont respectées :
1) L’employé a travaillé à partir de la maison en 2020 en raison de la pandémie de COVID-19 ou l’employeur a demandé à
l’employé de travailler de la maison;
2) L’employé n’a pas reçu et n’est pas en droit de recevoir de remboursement de l’employeur pour la totalité de ses
dépenses de bureau à domicile;
3) L’employé a travaillé plus de 50% du temps à partir de la maison pendant une période d’au moins quatre semaine
consécutives en 2020; et
4) L’employé déduit seulement les frais de bureau à domicile et ne déduit aucune autre dépense d’emploi.
Chaque employé qui travaille de la maison et qui répond aux critères d’admissibilité mentionnés ci-haut peut utiliser la méthode à taux fixe temporaire pour calculer sa déduction pour frais de bureau à domicile. Selon cette méthode, un employé pourra demander une déduction de 2$ pour chaque jour travaillé de la maison en 2020 jusqu’à concurrence de 400$ (ou 200 jours ouvrables) par personne.
Si l’employé choisis de calculer sa déduction pour frais de bureau à domicile selon la méthode simplifiée, l’employé n’a pas à calculer la superficie de son espace de travail et n’a pas à conserver de pièces justificatives. L’employé n’a pas non plus besoin d’obtenir le formulaire T2200 (ou T2200S) ni le formulaire TP-64.3 (pour les employés situés au Québec) attesté et signé par son employeur.
Si cette nouvelle méthode est utilisée, l’employé ne peut pas réclamer d’autres dépenses d’emploi pour l’année 2020.
EMPLOYEURS - OBLIGATIONS ADDITIONNELLES DANS UN CONTEXTE DE PANDÉMIE
L'assouplissement des règles d'admissibilité pour réclamer les frais de bureau à domicile discuté plus haut permettra à plus d'employés de déduire les frais de bureau à domicile pour l’année 2020, ce qui imposera un fardeau supplémentaire aux employeurs.
Déclarations de conditions d’emploi pour 2020
L'ARC a publié le 15 décembre 2020 le formulaire simplifié T2200S Déclaration de conditions d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19. Cette version fortement raccourcie du formulaire T2200 simplifiera l’administration des formulaires par les employeurs. Revenu Québec a publié la version 2020 du formulaire TP-64.3 en octobre 2020. Ce nouveau formulaire pose des questions additionnelles sur le travail à distance et peut dorénavant être signé électroniquement par l’employeur. Revenu Québec introduira aussi en 2021, un service en ligne pour faciliter la production en grand nombre des formulaires TP-64.3 destinés aux télétravailleurs.
Bien qu'il ne soit pas tenu de délivrer les formulaires T2200 (ou T2200S) et TP-64.3 aux employés, l'employeur est responsable de certifier le contenu du formulaire si un employé lui en fait la demande, auquel cas l'employeur doit s'assurer que les informations divulguées dans les formulaires sont exactes. Compte tenu des volumes élevés de formulaires à émettre pour l’année 2020, les employeurs doivent dès maintenant se demander s'ils sont en mesure de certifier correctement toutes les informations devant apparaître sur les formulaires. Si un employeur n'est pas en mesure d’attester qu'un employé a satisfait aux conditions de déduction des frais de bureau à domicile, l'employé ne sera pas autorisé à réclamer une déduction fiscale pour les montants de dépenses encourues (exception faite de la déduction fédérale calculée selon la méthode à taux fixe temporaire discutée plus haut).
Compte tenu de ce qui précède, nous suggérons aux employeurs dont certains employés ont adopté le télétravail à partir de leur domicile en 2020 de compiler dès maintenant les informations à certifier sur les formulaires permettant aux employés de réclamer les frais de bureau à domicile pour 2020.
Autres exigences additionnelles
Parce que l’année 2020 n’a apparemment pas imposé suffisamment de contraintes aux employeurs canadiens, l’ARC exigera que de nouvelles informations soient déclarées sur le feuillet T4 à émettre à tous les employés pour l’année 2020.
Ainsi donc, pour 2020, en plus de déclarer le revenu d'emploi versé à la case 14 du feuillet T4, tous les employeurs canadiens devront utiliser les codes suivants pour déclarer le revenu d'emploi versé dans les périodes suivantes :
Code 57 : Revenus d'emploi versé du 15 mars au 9 mai
Code 58 : Revenus d'emploi versé du 10 mai au 4 juillet
Code 59 : Revenus d'emploi versé du 5 juillet au 29 août
Code 60 : Revenus d'emploi versé du 30 août au 26 septembre
En guise de dernier commentaire, il convient de rappeler à tous les employeurs qui sont admissibles à la subvention salariale temporaire de 10% pour les employeurs, initialement offerte dans les premiers jours de la crise de COVID-19 l'obligation de soumettre le formulaire PD27 dûment complété à l’ARC au plus tard le 31 décembre 2020. Pour vérifier si vous êtes un employeur admissible à la subvention salariale temporaire de 10% pour les employeurs, nous vous référons à notre publication distincte à cet effet.
Pour en apprendre davantage, vous êtes invités à communiquer avec votre conseiller Crowe BGK.