Is een reprobel-aangifte op jouw onderneming van toepassing?

Begin maart werden vele ondernemingen aangeschreven door ‘[email protected]’ met de melding hun wettelijke verplichte Reprobel aangifte (referentiejaar 2022) tijdig te regelen, waarbij zij voorstellen om gebruik te maken van de gecombineerde licentie van Reprobel.

• Wat is Reprobel?
• Betreft het hier om publiciteit?
• Is deze mail van toepassing voor mijn onderneming?
• Moet ik deze aangifte indienen? 
• Het zijn enkele vragen die jaarlijks tot bij ons komen.

Reprobel blijft een term, een wettelijke verplichting, die vele ondernemers niet bekend in de oren klinkt. We lichten het graag voor u toe.

Wat is een Reprobel-aangifte?

Als ondernemer ben je verplicht om aangifte te doen bij Reprobel.  Reprobel is een organisatie die belast is met het innen en verdelen van auteursrechtelijke vergoedingen voor het kopiëren van auteursrechtelijk beschermde werken.  Auteursrechtelijk beschermde werken gaan zeer ruim.  Het gaat om boeken, tijdschriften, vakliteratuur, huis-aan-huisbladen, contracten, nieuwsbrieven, ed. meer. Het gaat niet over het kopiëren van administratieve documenten zoals fiscale aanslagbiljetten, identiteitskaarten, facturen, bankafschriften, enz. alsook niet over het kopiëren voor privédoeleinden.

 

Wanneer en hoe dien je een Reprobel-aangifte in?

De Reprobel aangifte moet ingediend worden in de loop van april-mei 2023. Dit is enkel mogelijk wanneer je een mail of brief ontvangen hebt van Reprobel.  Deze bevat namelijk een gebruikersnaam en paswoord. Opgelet: geef zeker gevolg aan de communicatie van Reprobel!    Het is belangrijk om de Reprobel-aangifte tijdig en correct in te dienen om te voorkomen dat je boetes oploopt. Wanneer je geen schrijven ontvangen hebt, kan je geen aangifte indienen. Wens je spontaan aangifte te doen, dien je Reprobel te contacteren.

 

Hoeveel bedraagt de Reprobel vergoeding?

Zijn er prints of kopieën genomen dan moet je de aangiften invullen en betaal je een vergoeding.  De hoogte van de vergoeding hangt af van verschillende factoren, zoals het type werk dat werd gekopieerd, het aantal kopieën dat werd gemaakt, uw Nacebelcode.  Uw Nacebelcode is belangrijk voor de aangifte en de prijs van een eventuele licentie. Zijn er geen prints of kopieën genomen dan moet je een nul-aangifte indienen en betaal je uiteraard geen vergoeding. Wens je een nulaangifte in te dienen dan kies je niet voor de gecombineerde licentie.

 

Reprobel maakt in hun mailing melding van een gecombineerde licentie.  Wat houdt dit in?

Neemt u kopieën van beschermde werken, dan kan je ofwel een ‘volumeaangifte’ doen, ofwel een ‘standaardtarief’ kiezen, ofwel kiezen voor een duurdere ‘Reprobel-licentie’. Volumeaangifte: je geeft een geschat aantal fotokopieën van beschermde werken aan.  Je betaalt dan een vergoeding per kopie (0,00554€/pag.) en per print (0,0066€/pag.). Standaardtarief: het betreft een forfait per werknemer die kopieën/prints maakt waarbij de vergoeding mede afhangt van het gemiddelde reproductievolume van uw activiteitensector (Nacebelcode).  Je betaalt dan 8€, 12€ of 20€ per relevante medewerker in VTE.

Reprobel-licentie: het voordeel hierbij is dat u auteursrechtelijk beschermde werken dan ook mag printen, inscannen, digitaal kopiëren, ed.  Er is een veel bredere digitale dekking.  Digitale reproductie of communicatie van auteursrechtelijk beschermde werken kan immers niet zonder licentie.  Zelfs als het bronwerk vrij te raadplegen is.  De tarieven van de combilicentie zijn afgestemd op jouw activiteit (Nacebelcode) en op je aantal relevantie personeelsleden in VTE.

https://combilicentie.reprobel.be/hoeveel-kost-de-gecombineerde-licentie/

De licentie is duurder dan de vergoeding per kopie, maar biedt voordelen.  Het is een vereenvoudiging op administratief vlak daar je niet dient bij te houden hoeveel kopieën genomen worden.  Het risico op controle is kleiner, alsook het risico op tariefverhogingen van 0,1€/pagina en/of boetes.

 

De vraag of je beschikt over een ‘persoverzicht’ of een ‘documentatiecentrum’ wordt gesteld.  Wat houdt dit in?

Een persoverzicht is een overzicht dat de onderneming systematisch opmaakt en intern verspreidt onder de personeelsleden, dat bestaat uit fotokopieën, prints in verschillende exemplaren van uittreksels uit kranten, weekbladen, tijdschriften. Als er een persoverzicht wordt gemaakt, dan wordt er aanvullend afgerekend op globale jaarvolumebasis (dus niet per relevante werknemer).

Een documentatiecentrum is een plaats in de onderneming waar informatie centraal beschikbaar wordt gesteld voor raadpleging, uitlening of verdere interne verspreiding voor werknemers of andere gebruikers. Dergelijk centrum maakt doorgaans grotere volumes fotokopieën en prints uit beschermde bronnen.  Ook hier wordt er aanvullend afgerekend op globale jaarvolumebasis, niet per relevante werknemer.