Nieuwe regels vaste vertegenwoordiger: kijk tijdig de samenstelling van uw bestuursorgaan na

Een vennootschap die een bestuurdersmandaat uitoefent moet in de regel een zogenaamd ‘vast vertegenwoordiger’ aanstellen, die de vennootschap in de uitoefening van het bestuurdersmandaat vertegenwoordigt.

Het nieuwe wetboek van vennootschappen en verenigingen dat in werking is getreden op 1 mei 2019, bevat een aantal dwingende bepalingen die voor alle vennootschappen reeds van toepassing zijn vanaf 1 januari 2020, zelfs indien de statuten nog niet werden aangepast. Dit is onder andere het geval voor de nieuwe bepalingen inzake de vast vertegenwoordiger. Hierna volgt een overzicht van de wijzigingen.

Voor welke bestuursorganen?

Onder het oude wetboek was de verplichting tot aanstelling van een vast vertegenwoordiger beperkt tot rechtspersonen die een functie als bestuurder, zaakvoerder of lid van een directiecomité, directieraad of raad van toezicht opnamen. Voortaan is de aanstelling verplicht voor alle bestuursorganen, dit wil zeggen ook voor de dagelijks bestuurder, de bestuurder van (I)VZW’s of stichtingen en zelfs voor de vereffenaar.

Wie kan vast vertegenwoordiger zijn?

Iedereen kan voortaan als vast vertegenwoordiger van een rechtspersoon-bestuurder worden aangesteld. Er is geen band meer nodig met de rechtspersoon-bestuurder zelf. De vennootschap-bestuurder kan dus in alle vrijheid om het even wie tot haar vast vertegenwoordiger benoemen.

Opgelet echter indien een werknemer als vast vertegenwoordiger wordt aangesteld. Het nieuwe wetboek voorziet namelijk dat het mandaat als vast vertegenwoordiger enkel als zelfstandige kan uitgeoefend worden. Dit betekent dat de werknemer zich zal moeten registreren als zelfstandige in bijberoep.

De vast vertegenwoordiger moet voortaan ook een natuurlijk persoon zijn. Een cascade van rechtspersonen is dus niet meer mogelijk. Aangezien een vast vertegenwoordiger fiscaal wordt gelijkgesteld met een ‘gelijkaardige functie’ als die van een bedrijfsleider, moet rekening gehouden worden met een aantal specifieke fiscale bepalingen die van toepassing zijn op bedrijfsleiders. Denk bv aan de herkwalificatie van ontvangen huurgelden in bezoldigingen indien bepaalde grenzen worden overschreden.

Tenslotte is er een cumulverbod: een vast vertegenwoordiger kan niet tegelijkertijd in eigen naam en als vast vertegenwoordiger van een rechtspersoon-bestuurder in het bestuursorgaan zetelen.

Toepassing regeling inzake belangenconflicten

Daar waar in het verleden discussie bestond over de toepassing van de belangenconflictenregeling op de vast vertegenwoordiger, is nu uitdrukkelijk voorzien dat dit wel degelijk het geval is.

Sancties

Het nieuwe wetboek voorziet geen uitdrukkelijke strafrechtelijke sancties indien het bestuursorgaan niet volgens de regels is samengesteld. Wel moet rekening worden gehouden met het volgende:

- Een beslissing van een bestuursorgaan dat niet op regelmatige wijze is samengesteld, is nietig. Het betreft een relatieve nietigheid hetgeen betekent dat de nietigheid kan worden gevraagd op verzoek van iedere belanghebbende die aantoont dat de onregelmatigheid de beraadslaging of de stemming heeft kunnen beïnvloeden.

- Bestuurders die deelnemen aan een onregelmatig bestuursorgaan begaan een inbreuk op het wetboek hetgeen een gekwalificeerde bestuurdersfout uitmaakt. Deze heeft de hoofdelijke aansprakelijkheid van alle bestuurders tot gevolg voor de schade die hieruit voortvloeit.

Conclusie

Teneinde eventuele aansprakelijkheden te vermijden, doen vennootschappen die hun statuten nog niet vóór 1 januari 2020 zullen aangepast hebben, er goed aan tijdig de samenstelling van hun bestuursorgaan na te kijken en vóór eind 2019 de nodige wijzigingen door te voeren en te publiceren. Neem hiervoor gerust contact op met uw dossierbeheerder.