Bent u al voorbereid op het UBO-register?

In uitvoering van de vierde Europese Witwasrichtlijn werd het UBO-register door de Witwaswet van 18 september 2017 in België ingevoerd.  Een Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 heeft nu de uitvoeringsmodaliteiten vastgelegd.

Waarover gaat het?

Het UBO-register (register van ‘Ultimate Beneficial Owners’) moet toelaten de uiteindelijk begunstigden te identificeren van:

• Vennootschappen
• (internationale) VZW’s en stichtingen
• Trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische entiteiten.

In deze bijdrage beperken wij ons tot wat voor vennootschappen van belang is.

Welke vennootschappen?

ALLE in België opgerichte vennootschappen zijn informatie plichtig, ongeacht hun grootte en ongeacht of ze al dan niet rechtspersoonlijkheid bezitten.  Binnen de vennootschap zijn het dan de bestuurders die uitvoering moeten geven aan de verplichting.

Wie is uiteindelijk begunstigde van een vennootschap?

De uiteindelijk begunstigde is altijd een natuurlijk persoon. In eerste instantie wordt gekeken naar de stemrechten (zeggenschap) of het eigendomsbelang. Elke natuurlijk persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of van de aandelen bezit, wordt als uiteindelijk begunstigde aangemerkt.

Vervolgens kijkt men naar de zeggenschap via andere middelen bv aandeelhoudersovereenkomst.

Tenslotte komt men bij de leidinggevenden (bestuurders/zaakvoerders) terecht.

Welke gegevens moeten worden meegedeeld?

Naast de volledige identiteitsgegevens van de uiteindelijk begunstigde, moeten ook een aantal andere gegevens vermeld worden bv percentage aandelenbezit, datum vanaf wanneer hij uiteindelijk begunstigde geworden is, categorie waartoe hij behoort, ….

Hoe moet dit gebeuren?

De gegevens moeten online worden verstrekt via MyMinFin.

Tegen wanneer moet dit gebeurd zijn?

Hoewel oorspronkelijk voorzien was dat de gegevens moeten worden meegedeeld vóór 30 november 2018, is intussen een uitstel toegestaan tot 31 maart 2019. Nadien moet elke wijziging binnen de maand worden gemeld.

Sanctie

Indien aan de informatieplicht niet wordt voldaan, riskeert de vennootschap een administratie boete van EUR 250 tot EUR 50.000.

Hoe voorbereiden?

Hoewel het Koninklijk Besluit maar in werking treedt op 31 oktober 2018, kan u zich nu al voorbereiden door:

• Te zorgen  voor een wettelijk vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de informatie in naam van de vennootschap kan invullen op MyMinFin.
• Te bepalen tot welke categorie uw uiteindelijk begunstigden behoren.
• Alle nodige informatie te verzamelen alsook bewijsstukken waaruit blijkt dat die informatie toereikend, accuraat en actueel is.
• Te zorgen voor procedures binnen de vennootschap om elke wijziging in de meegedeelde informatie binnen de maand aan het UBO-register door te geven.

Wie heeft toegang tot de gegevens in het UBO-register?

Naast de bevoegde diensten, krijgt ook iedere particulier inzage in het register, zonder dat een legitiem belang moet aangetoond worden. De opzoeking kan enkel gebeuren op basis van de naam of het ondernemingsnummer van een vennootschap, en niet op naam van de uiteindelijke begunstigde zelf. Om privacyredenen zullen bepaalde persoonlijke gegevens niet toegankelijk zijn.